25 agosto, 2022
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La gestión de flota vehicular debe encaminarse a obtener la máxima productividad de los vehículos, para ello existen características que ningún software de control de flotas debe pasar por alto.
Hoy en día es muy rara la empresa que no cuente con vehículos en su operación. Por eso es de suma importancia gestionar cada uno de los aspectos de las actividades diarias, procurando siempre sacar el máximo provecho de ellos e intentando reducir costos.
Hay empresas que utilizan tablas de Excel para la gestión de flota de vehículos, surge la siguiente pregunta:
¿Realmente conviene utilizar plantillas de Excel para llevar el control del combustible?
La realidad es que mucha de la información que se recopila en tablas de Excel se hace de manera manual y la interpretación de los datos cada uno de los datos resulta engorros e irregular.
Por fortuna, existen herramientas digitales que ayudan a los gestores de flota a un mejor control de lo que está pasando en su operación y de manera muy sencilla. Sin embargo, no todo las soluciones digitales ofrecen lo mismo.
Tomando en cuenta lo anterior, te presentamos las características que un buen sistema de gestión de flotas debe tener.
1. Fácil y sencillo de usar
El sistema de gestión deber ser amigable con todos los usuarios que lo utilicen por medio de una experiencia y navegación intuitiva.
Cargar datos debe ser de una manera práctica por cada uno de los pasos a seguir. De igual forma, los reportes, informes y gráficos necesitan estar accesibles en cualquier momento sin necesidad de solicitarlos.
Los datos e información deben ser fáciles de leer e interpretar de manera clara y precisa. Al final, no querrás de un sistema con el cuál no te sientas cómodo al usar todos los días.
2. Capaz de aceptar gran cantidad de datos
Entre más información recolectemos, podremos tomar mejores decisiones con respecto a los vehículos.
De nada sirve tener todos los datos de cuánto gastamos en combustible si no tenemos cuántos kilómetros recorren al mes.
Recolectar datos sobre mantenimiento, costos y consumo de combustible, kilómetros recorridos, tareas, localización, proveedores y toda la actividad de nuestra flotilla resulta esencial para un buen análisis de la información y para la posterior toma de decisiones.
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3. Reportes, informes y gráficos
Tener recolectados todos los datos de la operación de tu flota de vehículos no servirá de nada si no se hace algo con esa información.
La generación de reportes, informes y gráficos ayuda al gestor a tener un panorama claro de cada uno de los vehículos y conductores de la flota.
Otra de las grandes ventajas de contar con reportes, informes y gráficos automatizados en tiempo real, es visibilizar los costos de la operación, áreas de oportunidad y fortalezas. Esto ayudará a tomar mejores decisiones basadas en datos reales y así optimizar asertivamente la operación.
4. Acceso 24/7
Sí, esto quiere decir que toda la información de tu flota pueda estar disponible desde cualquier dispositivo en cualquier momento.
Esto porque las actividades diarias de un gestor de flotas son variadas y muchas veces se topa con imprevistos dentro y fuera de la oficina. Por lo que acceder al sistema de gestión desde una computadora o un smartphone es esencial.
Además, centralizar toda la documentación en la nube resulta más sencillo para que todos los miembros puedan consultar la información en un clic.
5. Ubicación en tiempo real
Conocer la ubicación de los vehículos y sus rutas en tiempo real, es una gran ventaja.
Esto permite saber si existe algún retraso en alguna entrega, un vehículo sale de su ruta establecida o existe algún punto crítico para los conductores como zonas de tráfico o focos de peligro.
Así, tendrás el panorama completo de cada movimiento en tu operación.
6. Alertas automáticas.
Cuando el sistema de gestión de flotas mande alertas automáticamente sobre cualquier evento, trámite o vencimiento de documento, es poco probable que gastes de más por no realizar a tiempo dichas tareas.
También es importante que el sistema te alerte sobre las infracciones generadas a tus vehículos en el momento en que estás se generan, así estarás al corriente en su pago.
Tener una solución digital como Pulpo te permitirá cumplir con todas estas características. Podrás desde concentrar toda la información de tus vehículos en un mismo lugar. También tendrás la posibilidad de obtener reportes automatizados con accionables que te permitirán tomar mejores decisiones para ahorrar tiempo y dinero.
Pulpo a se integra a cualquier sistema con el que ya cuentes y no necesitas instalar ningún programa. Con la app GPS puedes saber la ubicación y rutas de tus vehículos en tiempo real, y lo mejor de todo, sin necesidad de instalar ningún tipo de hardware.
Esta publicación ha sido actualizada con la finalidad de brindarte una mejor experiencia en nuestro blog.
