5 marzo, 2020
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La hoja de cálculo Excel en transporte era la herramienta imprescindible hasta hace muy poco para llevar a cabo un seguimiento de los costes de operación, revisiones de los vehículos y todos los aspectos que es necesario tener bajo control en una flota de vehículos.
Excel en transporte para el control de la flota
En la práctica, las empresas que utilizan Excel tienen infinidad de hojas de cálculo —cuando no se usan, directamente, el papel—, para controlar los gastos de los vehículos, kilometrajes, conductores o partes de repostaje. El problema es que contar con un excesivo número de hojas de cálculo puede dificultar el control de la flota.
Aunque podemos llevar el control de nuestros vehículos con hojas de Excel, en la actualidad contamos con software de gestión de flotas especializado, como Pulpomatic, que ofrece toda la información necesaria sobre nuestras unidades en un solo lugar. Con este programa, podemos guardar toda la información relevante para la gestión de flota. Este software permite extraer multitud de informes en formato PDF o Excel para analizar los datos o consultar la información en tiempo real directamente en la aplicación.
Sin embargo, si necesitas seguir usando hojas de cálculo de Excel para gestionar tu flota de vehículos, a continuación te explicamos todo lo que puedes hacer con esta excelente herramienta de gestión.
¿Qué información podemos obtener con Excel o con un software de gestión de flotas?
Con el uso de Excel para el control del transporte podemos monitorizar los siguientes cincos datos, que son vitales para controlar nuestra compañía:
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Coste total por kilómetro
Con el coste total por kilómetro recorrido disponemos una serie de gastos directos, como el combustible que consume el vehículo, pero también hay que sumarle los costes indirectos como son los mantenimientos, tanto preventivos como correctivos, que hay que hacerle al vehículo.
Para hallar el coste por kilómetro, tenemos que averiguar en primer lugar cuál es el consumo de combustible por kilómetro recorrido de cada vehículo de la flota, que es la partida más importante de gastos dentro del coste total por kilómetro (CK). Para ello podemos apoyarnos en los partes de kilómetros recorridos y de repostaje que elaboran los conductores.
Así podemos conocer la media de litros que consume el vehículo cada 100 kilómetros. Cada vez que llenamos el depósito anotamos los kilómetros que marca el cuentakilómetros del vehículo en ese momento, y cuando volvamos a llenarlo sabremos los kilómetros que ha recorrido con ese depósito. Ese dato se puede anotar en una hoja de cálculos o en el programa de gestión de flota.
Multiplicando los litros consumidos por el precio del combustible, y dividiendo entre el número total de kilómetros, sabremos el coste por kilómetro en cuanto a combustible.
El resto de costes serán la suma de todas las facturas de reparaciones, mantenimientos, costes de seguros, etc., que se puedan imputar al vehículo. Dividiendo todos estos gastos entre el número de kilómetros recorridos, tendremos la otra partida del coste por kilómetro del vehículo, los costes indirectos que mencionábamos al principio.
Rendimiento de combustible
El control de consumo de combustible y su rendimiento son datos clave en la gestión de una flota. De lo que se trata aquí es saber cuántos kilómetros podemos hacer con un litro de combustible en unas determinadas condiciones de rutas. Más que el coste económico en sí, lo que intentamos averiguar es la eficiencia de los motores. Podemos saber los consumos según los distintos vehículos de la flota, y cómo aumentan o disminuyen según la ruta que realicen.
Con este dato podemos tomar decisiones tan importantes como elegir qué modelo de vehículo compramos para nuestra flota o cuándo nos interesa dar de baja uno de ellos porque sus costes operativos se hayan disparado.
Revisiones y mantenimientos de vehículos
Con hojas Excel también podemos llevar un control de todas las revisiones que le hemos hecho al vehículo. Así, podemos llevar un calendario de las revisiones que vamos realizando. Se trata de una buena respuesta a la cuestión de cómo reducir los gastos en la gestión de una flota de vehículos.
Costes de mantenimientos y reparaciones
Además de la periodicidad de las revisiones, con esta herramienta calculamos los costes que suponen las mismas, que es otro dato necesario para averiguar el coste por kilómetro del vehículo.
Gestión documental y legal del vehículo
También debemos llevar un control sobre la documentación del vehículo y las revisiones obligatorias como las ITV o los mantenimientos oficiales que exija el fabricante del vehículo. Aquí tendremos anotadas las fechas de los vencimientos de los seguros, fechas de inspecciones técnicas o el control de la documentación obligatoria (permisos de circulación, fichas técnicas, etc).
Ventajas de usar un software especializado en gestión de flotas
Con un software especializado en gestión de flotas como Pulpomatic disponemos del acceso a toda la información necesaria para gestionar nuestra flota de vehículos sin necesidad de manejar infinidad de hojas de cálculos o cientos de papeles, es decir, podemos tener toda la información centralizada en un solo programa.
El acceso a Pulpomatic es muy sencillo; solo hay que entrar en la web mediante una clave y un usuario. Nos encontraremos con un espacio fácil de manejar y muy intuitivo, en el que todos nuestros datos estarán a buen recaudo en la nube y podremos consultarlos desde cualquier lugar. De esta forma, ahorraremos mucho espacio y tiempo en archivo, y todos los responsables de la empresa podrán acceder en tiempo real a toda la información vital de nuestra flota de vehículos.
Como vemos, usar hojas de cálculo de Excel para el transporte puede ser muy útil y sencillo, ya que se trata de una manera rápida de organizar la información de toda nuestra flota de vehículos. Sin embargo, cuando empezamos a manejar un volumen grande de transportes y de datos, Excel puede quedarse corto. Si quieres aprovechar las ventajas de un software avanzado de gestión, descubre qué beneficios ofrece Pulpomatic desde el punto de vista tecnológico y cómo facilita la operación de tu compañía.
