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Fecha 4 agosto, 2022 Tiempo Javier Arambarri Tiempo Costes, Excel Tiempo 4 Minutos

Configura Tu Plantilla de Excel Para El Control de Kilometraje

Llevar un control puntual del kilometraje es clave para ahorrar costos en la gestión de flota. Contar con una platilla de Excel para el control de kilometraje de las unidades te ayudará a tener mayor visibilidad de lo que está pasando.

Sin importar el tamaño de tu flota de vehículos, llevar un control dependerá de diversos parámetros como; kilómetros recorridos, coste del combustible, mantenimientos o revisiones periódicas. A la hora de gestionar tu flota, siempre debes tener presenta esta información de manera y lograr que sea fácil tanto de entender como de analizar. Solo así, tus gastos no se dispararán.

De ahí la importancia de registrar el kilometraje de cada vehículo. En Internet podrás encontrar diferentes plantillas Excel, pero si prefieres hacerla tú mismo, aquí te explicaremos cómo la puedes configurar tu plantilla de Excel para el control de kilometraje.

Fila de encabezados para el control de kilometraje de vehículos

Una vez abierta una nueva hoja de Excel, tendrás que ubicarte en la fila 1 para crear los encabezados de las columnas que vamos a utilizar para anotar los datos que necesitamos.

  • Celda A1 - Fecha: en la columna A, anota las diferentes fechas en las que harás un control de kilómetros. Tendrás que registrar la fecha en la que se producen los diferentes desplazamientos de vehículos.
  • Celda B1 - Nombre del conductor: así sabrás quién es el responsable de hacer el registro de kilómetros ese día.
  • Celda C1 - Matrícula del vehículo: este es un dato súper importante, sobre todo si quieres llevar el control de más de un vehículo en la misma hoja.
  • Celda D1 - Kilómetros iniciales: introduce los kilómetros que marca el odómetro antes de iniciar el viaje.
  • Celda E1 - Kilómetros finales: introduce los kilómetros que marque el cuentakilómetros al final del trayecto recorrido.
  • Celda F1 - Kilómetros recorridos: es la diferencia entre los kilómetros iniciales y finales del viaje, es decir, el número total de kilómetros recorridos. Para hacer el cálculo de forma automática, escribe a partir de F2 la siguiente fórmula: =E2-D2, para que calcule los kilómetros de ese registro correspondiente a la fila 2. Lo mismo tendrás que hacer en las siguientes filas, para que calcule todos los desplazamientos anotados cada uno en una fila. Para simplificar, utiliza la herramienta “arrastrar”, situando el cursor en la esquina inferior derecha de la celda F2. Así tendrás la fórmula repetida en todas las celdas sin tener que escribirlas otra vez.
  • Celda G1 - Repostajes: para conseguir el máximo rendimiento de tu flota con el control de combustible es necesario conocer todo lo relacionado con el gasto en este apartado. Una forma sencilla de controlar el coste económico de los repostajes de combustible es añadir esta columna. Cada vez que se realice un repostaje coincidiendo con un viaje, se anotará su importe económico. Así podrás calcular el coste que supone el/los diferentes trayectos que realizamos. También te servirá para saber la cantidad de kilómetros que se recorren con una determinada cantidad de dinero. Este dato es fundamental para saber el coste total por kilómetro, uno de los costes relacionados con la gestión de flotas más relevantes.
  • Celda H1 - Litros de repostaje: para  crear una plantilla de Excel para el control de kilometraje de vehículos, este dato es interesante anotarlo cada vez que repostamos. El precio del combustible sube y baja con mucha frecuencia. Es necesario saber los litros que repostas para poder controlar en consumo en litros de combustible, independientemente del precio. Así identificarás cuáles vehículos son más eficientes y cuáles pueden tener unos consumos anormales. Este dato es mucho más preciso que el del coste del repostaje, ya que da una información objetiva de consumo sin tener en cuenta la coyuntura de precios.

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¿Cómo llevar mediante Excel el control de kilometrajes de una flota grande de vehículos?

Para disponer del control de kilometrajes de más de un vehículo puedes optar por crear un libro para cada vehículo.

Esto tiene el inconveniente de hacer que la información esté más dispersa y de complicar la labor de control. También puedes anotar, en una misma hoja, los controles de kilómetros de más de un vehículo, y utilizar la herramienta filtros y autofiltros, así como la función de subtotales para analizar un vehículo en cuestión.

Otra alternativa es utilizar el mismo libro, pero creando diferentes hojas, una para cada vehículo. 

¿Cuándo debo prescindir del Excel y utilizar herramientas específicas?

Excel es un programa muy potente y sirve para infinidad de situaciones y cálculos diferentes. Esta gran virtud también es su tendón de Aquiles.

Muchas veces, los responsables de la gestión de una empresa se empeñan, no solo en crear una plantilla de Excel para el control de kilometraje de vehículos, sino en hacerlo para casi todo: facturación, almacén, control de costes, logística, etc.

Con el tiempo, se van acumulando las diferentes hojas de cálculos y la tarea se hace cada vez más tediosa y compleja. La información está dispersa y los errores se multiplican. Basta con escribir mal una fórmula o escribir un dato incorrectamente para que la información que estemos analizando no sea real.

Para evitar esto y llevar un control más exhaustivo y profesional, es aconsejable utilizar herramientas específicas para este sector con la intención de tomar mejores decisiones y ahorrar tiempo con una app móvil de gestión de flotas.

Pulpo es un software de gestión de flotas en una sola pantalla con toda la información necesaria para gestionar tus vehículos. ¿Te gustaría conoce cómo puedes ser más eficiente, tener comparativa de datos con reportes accionables? Solicita tu demo aquí.

Esta publicación ha sido actualizada con la finalidad de brindarte una mejor experiencia en nuestro blog.

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