Con ella podrás controlar tus costes de mantenimiento y aumentar la eficiencia de los recursos de tu empresa mediante la optimización y planificación eficiente de tu flota. Podrás ordenar los flujos de mantenimiento y planificar de forma eficiente sus revisiones, reduciendo los costes y el número de mantenimientos correctivos.
Con esta plantilla de Excel para el control de costes de mantenimientos podrás conocer los costos generales por vehículo, conductor y grupo, además de realizar comparativas entre los mantenimientos correctivos y los preventivos. También obtendrás un desglose de costos por fecha, tareas de servicio y proveedor, al igual que los costos por kilómetro de cada unidad.
En cuanto a los tiempos en que los vehículos permanecen en periodo de revisión, tendrás acceso inmediato al tiempo promedio de estancia en taller de cada unidad, así como al periodo de tiempo de entrega de cada proveedor. Por último, serás capaz de calcular el costo de servicios en proceso para prever presupuestos.
Mediante esta herramienta de Excel podrás conocer los costos generales de cada vehículo y/o conductor en cuanto a mantenimientos, pero también un resumen general de acuerdo con la segmentación que hayas ingresado en el apartado de ‘Grupo’. Esto podrá darte una visión sobre el porcentaje de gasto que está representando cada área, región o centro de costos. También obtendrás información detallada sobre el tipo de servicio que está representando un mayor volumen (correctivo/preventivo).
Otros datos a los que tendrás acceso serán los costos de mantenimiento en tu flota especificando en qué periodo se incrementó el volumen de servicios, qué tareas están siendo más recurrentes e, incluso, qué proveedores están recibiendo el mayor volumen de concentración.
En la pestaña de ‘Tiempos’ conocerás cuánto tiempo pasan las unidades en el taller, así como consultar el tiempo promedio demorado por vehículo y el tiempo promedio de entrega por cada uno de tus prestadores de servicio.
Por último, podrás consultar los mantenimientos que se están realizando en el momento actual, para estimar el coste esperado que se debe presupuestar en los próximos días, semanas o meses. Para lograr este dato se debe indicar el costo por tarea de servicio que sea comunicado por el proveedor.
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Para obtener cálculos básicos fundados en los servicios que se han realizado a tus unidades debes seguir los siguientes pasos en la plantilla de Excel para el control de costes de mantenimientos:
Introducir la información de tus servicios es el primer paso para utilizar la plantilla. Para ello se utiliza la pestaña llamada ‘DATA’. En este apartado solo es necesario completar la información de las columnas en color azul. Tendrás que insertar en estas columnas la siguiente información:
Las columnas que se calculan de manera automática son:
Después de completar la información en los campos requeridos, como se ha indicado en el anterior punto, es el momento de dirigirse al menú superior y presionar ‘clic’ en la sección ‘Datos’. Tras ello, se debe presionar en ‘Actualizar todo’.
Después de insertar la información y de solicitar la actualización en la plantilla de Excel para el control de costes de mantenimientos, llega el momento de consultar los resultados. En el documento aparecen disponibles tres pestañas de informes que ayudan a evaluar los costos de mantenimiento, los tiempos en el taller e incluso a prever una parte de los presupuestos destinados al mantenimiento de la flota de vehículos.
Si estás interesado en monitorizar los kilómetros efectuados por cada unidad, aquí tienes una plantilla de Excel para el control de kilometraje de vehículos y así se debe configurar.