Plantilla de Excel para el control de costes de mantenimientos

El software de hojas de cálculo Excel tiene una fuerte presencia como herramienta de gestión en el sector logístico. Aunque muchas compañías comienzan a dar el paso de utilizar software de gestión para hacer más eficientes y automatizar sus operativas, Excel es una plataforma a la que muchos profesionales sacan partido en su día a día. En esta ocasión te ofrecemos una útil plantilla de Excel para el control de costes de mantenimientos. 

Con ella podrás controlar tus costes de mantenimiento y aumentar la eficiencia de los recursos de tu empresa  mediante la optimización y planificación eficiente de tu flota. Podrás ordenar los flujos de mantenimiento y planificar de forma eficiente sus revisiones, reduciendo los costes y el número de mantenimientos correctivos.

¿Qué puedes conocer con esta plantilla de Excel para el control de costes de mantenimientos?

Con esta plantilla de Excel para el control de costes de mantenimientos podrás conocer los costos generales por vehículo, conductor y grupo, además de realizar comparativas entre los mantenimientos correctivos y los preventivos. También obtendrás un desglose de costos por fecha, tareas de servicio y proveedor, al igual que los costos por kilómetro de cada unidad.

En cuanto a los tiempos en que los vehículos permanecen en periodo de revisión, tendrás acceso inmediato al tiempo promedio de estancia en taller de cada unidad, así como al periodo de tiempo de entrega de cada proveedor. Por último, serás capaz de calcular el costo de servicios en proceso para prever presupuestos. 

Mediante esta herramienta de Excel podrás conocer los costos generales de cada vehículo y/o conductor en cuanto a mantenimientos, pero también un resumen general de acuerdo con la segmentación que hayas ingresado en el apartado de ‘Grupo’. Esto podrá darte una visión sobre el porcentaje de gasto que está representando cada área, región o centro de costos. También obtendrás información detallada sobre el tipo de servicio que está representando un mayor volumen (correctivo/preventivo). 

Otros datos a los que tendrás acceso serán los costos de mantenimiento en tu flota especificando en qué periodo se incrementó el volumen de servicios, qué tareas están siendo más recurrentes e, incluso, qué proveedores están recibiendo el mayor volumen de concentración.

En la pestaña de ‘Tiempos’ conocerás cuánto tiempo pasan las unidades en el taller, así como consultar el tiempo promedio demorado por vehículo y el tiempo promedio de entrega por cada uno de tus prestadores de servicio.

Por último, podrás consultar los mantenimientos que se están realizando en el momento actual, para estimar el coste esperado que se debe presupuestar en los próximos días, semanas o meses. Para lograr este dato se debe indicar el costo por tarea de servicio que sea comunicado por el proveedor.

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Cómo usar la plantilla para sacarle el máximo partido

Para obtener cálculos básicos fundados en los servicios que se han realizado a tus unidades debes seguir los siguientes pasos en la plantilla de Excel para el control de costes de mantenimientos:

Ingreso de la información

Introducir la información de tus servicios es el primer paso para utilizar la plantilla. Para ello se utiliza la pestaña llamada ‘DATA’. En este apartado solo es necesario completar la información de las columnas en color azul. Tendrás que insertar en estas columnas la siguiente información:

• Vehículo. Los datos a incluir son la matrícula o placa, el número de referencia económica, el número de serie o cualquier dato identificador del vehículo.
• Orden de Servicio. El número de orden de servicio u orden de trabajo asignado al mantenimiento. Será nuestro identificador. 
• Fecha de inicio. La fecha en la que el vehículo fue entregado al taller. 
• Tipo de mantenimiento. En esta casilla se especifica si el mantenimiento fue realizado como parte del plan de mantenimientos preventivos o derivó de una revisión correctiva. 
• Estatus. La situación actual del mantenimiento.
• Tareas de servicio. La pieza o tipo de tarea que se le haya realizado a la unidad. 
• Subtotal. El costo, sin IVA, de la tarea o pieza revisada.
• % IVA cobrado. 
• Fecha de fin. Fecha en que la unidad fue entregada. 
• Fecha de pago. Fecha en la que el pago fue realizado al proveedor. 
• Proveedor. Con la información del prestador del servicio realizado podremos conocer el coste mensual dirigido al mismo.
• Odómetro. Es el número de kilómetros indicados en el vehiculo en el momento de la compra. Este dato es clave para conocer el volumen de recorrido y el costo por kilómetro que tienen las unidades. 
• Marca del vehículo. Sirve para identificar qué marca tiene que pasar por mayores servicios y si, por lo tanto, es apta para la operación de la flota. 
• Modelo. Es útil para detectar qué modelo tiene mayores servicios y saber si es apto para la operación de la flota. 
• Referencia. No de factura, este valor es un dato para consulta en esta tabla.
• Conductor. Nombre y apellido o algún dato diferenciador de tus usuarios. 
• Grupo. Ayuda a lograr información de los gastos de manera segmentada. Si la flota se encuentra dividida por zonas, áreas, centros de costos o tipos de vehículo, se puede usar para aplicar esta diferenciación.

Las columnas que se calculan de manera automática son: 

• Cálculo del IVA. 
• Cálculo total del costo incluyendo IVA. 
• Cálculo de tiempo transcurrido en el taller en días. 
• Número de kilómetros iniciales mediante el primer odómetro del periodo.
• Kilómetros finales mediante el último odómetro del periodo. 
• Cálculo de kilómetros recorridos en el periodo. 
• Costo por kilómetro, mediante el cálculo de kilómetros recorridos en el periodo.

Actualización de los datos 

Después de completar la información en los campos requeridos, como se ha indicado en el anterior punto, es el momento de dirigirse al menú superior y presionar ‘clic’ en la sección ‘Datos’. Tras ello, se debe presionar en ‘Actualizar todo’.

Consulta de resultados

Después de insertar la información y de solicitar la actualización en la plantilla de Excel para el control de costes de mantenimientos, llega el momento de consultar los resultados. En el documento aparecen disponibles tres pestañas de informes que ayudan a evaluar los costos de mantenimiento, los tiempos en el taller e incluso a prever una parte de los presupuestos destinados al mantenimiento de la flota de vehículos. 

Si estás interesado en monitorizar los kilómetros efectuados por cada unidad, aquí tienes una plantilla de Excel para el control de kilometraje de vehículos y así se debe configurar.