20 octubre, 2022
3 Minutos
Aprende cómo migrar tu gestión y operación a herramientas digitales y cómo eso te ayudará a reducir tiempos y mejor productividad.
Seguramente te ha pasado que no tienes idea de cómo empezar a migrar tu gestión, operación y control a herramientas digitales, sin embargo es más fácil y beneficioso de lo que pensamos.
¡Te daremos algunos tips!
- Homologar información
Posiblemente tendremos toda nuestra información (vehículos, conductores, gastos de combustible, etc.) en diferentes formatos, incluso algunos en papel, o probablemente no tengamos aún esté histórico de información; pero no te preocupes lo importante es poder organizar y recabar la información posible para comenzar.
Pero ¿cómo lo hago? Empecemos por la información principal
Te dejamos un formato muy útil donde podrás ir unificando tu información de primera fuente de tus unidades y operadores.
- Organización
Una vez teniendo la información anterior, será más fácil ir recabando el resto de los datos, para ello será importante que el siguiente paso sea conocer los odómetros de nuestras unidades y poder tener una mejor visibilidad de ello.
Te sugerimos tomar la siguiente plantilla para ir organizando tu información secundaria pero igual de importante, si cuentas con información de verificaciones, mantenimientos y otros gastos será un plus.
- Migración
El momento de migrar la información ha llegado, no será complicado ya que con lo anterior, podrás ir haciendo cargas masivas (sobre todo si tu herramienta es Pulpo)
Para esta etapa iremos en pasos:
- Gastos: identificar los tipos de gastos que tenemos en nuestra operación como por ejemplo el de peaje.
- Combustible: ya sea si es mediante una tarjeta de vales electrónicos, mediante subvención o reembolso, esta información nos ayudará a tener una mejor visibilidad del gasto en combustible de cada una de nuestras unidades.
- Mantenimientos: tal vez ahora tengamos más mantenimientos correctivos que preventivos, la idea es ahorrar lo más posible, para ello será ideal delimitar si los mantenimientos serán por km o por fecha, para ello nos ayudará la información de odómetros previamente recabada de las unidades.
- Proactividad
En algunas ocasiones se nos habrá pasado alguna renovación de licencia, verificación o incluso el pago del seguro; la idea es que la reactividad salga de nuestro ADN y comencemos a ser proactivos y ahorrativos, por ello te aconsejamos crear tareas o recordatorios que te ayuden a actuar antes de que sea tarde.
Identifica cuáles son los problemas más comunes en la gestión u operación para poder crear la tarea o recordatorio más ad hoc a tu flota.
- Todo el panorama
Con todo lo anterior te dará el último y mejor tip, el hecho de tener consolidada tu información te quitará muchos dolores de cabeza, como por ejemplo:
¿Me está rindiendo el combustible?
¿Está siendo rentable mi flota?
¿Qué gastos se pueden prevenir?
¿En qué estoy gastando más?
Todas esas preguntas y más, podrás responderte con una herramienta digital donde podrás llevar mejor la organización y control de tu flota.
Como ves, no es tan difícil como parece, probablemente de inicio sea mucha información que recabar y mucho que organizar, sin embargo los resultados se irán viendo a corto plazo de menor a mayor escala, pero la inversión de tiempo y económico será muy ganadora para tu gestión de flota.
