La comunicación entre gestores de flota vehicular y conductores es un pilar para la operación diaria de las empresas. 

Cuando se trata de coordinar una flota de vehículos y conductores, una comunicación fluida y clara puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Toda la información que se comparte entre las diferentes personas involucradas deben contar con las herramientas necesarias para una comunicación asertiva. Solo así, se evitará mal entendidos o confusiones y se lograrán procesos lineales en cuanto a la información que se comparta. 

Si lo que buscas es mejorar la comunicación entre las diferentes áreas y colaboradores de tu empresa, aquí te compartimos 3 tips para conseguirlos y contar con un equipo más colaborativo. 

Toda la información en un solo lugar

Actualmente, la gestión de flotas involucra demasiada información de diferentes fuentes, proveedores e inclusive en diferentes formatos.

Sin embargo, tener toda la información resultar un reto a la hora de encontrar múltiples versiones de un mismo archivo y en propiedad de diferentes personas. Algo que repercute directamente en la gestión de flotas. 

La solución ante este reto, es compilar toda la información en la nube. De esta manera se podrá controlar la documentación y archivos en un mismo lugar. Además, contarás con accesibilidad 24/ desde cualquier dispositivo. 

Centralizar tu información evitará que tengas retrasos en la operación y agilizará cada uno de los procesos. 

Comunicación directa 

Otro aspecto clave para mejorar la comunicación en la gestión de flotas es fomentar una comunicación bidireccional efectiva. Es importante crear un ambiente donde tanto los gerentes como los conductores se sientan cómodos compartiendo información relevante y expresando sus inquietudes. Como podrás imaginarte, la comunicación con los conductores no siempre es como uno desea. 

Los conductores deben poder informar sobre problemas en tiempo real, como retrasos en la entrega, problemas técnicos o condiciones peligrosas en la carretera. Por otro lado, los gerentes deben proporcionar retroalimentación constante y reconocimiento positivo a los conductores por su buen desempeño.

Para mitigar el sesgo de comunicación, lo más recomendable es que cuentes con una aplicación o plataforma enfocada a la operación. Así lograrás que los mensajes, asignaciones y documentación vehicular les llegue directamente a los choferes. Esto hará que se reduzcan los tiempo en búsqueda y gestión de información diaria de los conductores u operadores. 

Una mala práctica es utilizar plataformas de mensajería personal para la comunicación con conductores. La principal razón es que de la información o mensajes se pueden perder entre los diversos grupos o chats que el receptor tenga.

Flujos de mantenimiento

Los mantenimientos son una parte importen en la gestión. Sobre todo en las flotas propias (vehículos comprados directamente por la empresa y no en arrendamiento o renta), por lo que llevar un correcto control del estado de cada uno, los costos y la aprobación de los mismos es fundamental.

Sobre todo cuando estas unidades pueden gestionarse directamente en una sola plataforma en la que se encuentran todos los usuarios y así todos se puedan comunicar directamente. 

Utilizar mensajería instantánea o múltiples correos electrónicos interfiere en que los mensajes relacionados al mantenimiento sean ignorados, pierden el sentido de prioridad o urgencia respecto a la cantidad y frecuencia que se deben realizar. 

Utiliza Tecnologías de Seguimiento y Monitoreo

Las tecnologías de seguimiento y monitoreo son herramientas poderosas para mejorar la comunicación en la gestión de flotas. Estas soluciones permiten a los gerentes rastrear en tiempo real la ubicación y el estado de los vehículos, lo que facilita la planificación y la toma de decisiones basadas en datos precisos.

Además, las tecnologías de seguimiento y monitoreo también brindan a los conductores una mayor sensación de seguridad, ya que saben que están siendo supervisados y pueden solicitar asistencia en caso de emergencia. Esto fomenta una mayor confianza y colaboración entre los miembros del equipo, lo que se traduce en una comunicación más efectiva y una operación más fluida de la flota.

Estos son algunos de los problemas más comunes en comunicación y colaboración que nos podemos encontrar en la gestión de flotas.

Durante la operación se pueden presentar más problemas como la asignación de conductores, control los vencimientos de la documentación legal de vehículos,  conductores y los checklist operativos o inspecciones.

Contar con una plataforma como Pulpo te ayudará a solucionar este tipo de problemas en la comunicación. Además, podrás gestionar tu flota vehicular de manera óptima por medio del seguimiento del rendimiento por unidad, costos por kilometraje, pago de arrendamientos, infracciones, control operativo y digitalización de procesos. 

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