Los software de gestión de flotas reemplazan a los rudimentarios y obsoletos sistemas casi manuales de administración de flotillas en aquellas empresas que avanzan en el proceso de transformación digital de su operativa. Con ellos es posible eficientar, mejorar el rendimiento y reducir costos, como puntos principales. Pero no únicos. En cualquier caso, cada vez más empresas que tienen que gestionar toda clase de vehículos utilizan estos sistemas. ¿Cómo elegir el mejor? ¿En qué fijarse para apostar por uno o por otro? Las respuestas, a continuación.
Aunque pudiera parecerlo si no se comprueba en profundidad, no todos los sistemas de gestión de flotas son iguales ni ofrecen las mismas prestaciones. Aunque pueda parecer que varios proveedores aportan soluciones similares, conocer sus características y solicitar versión de prueba, como una demo, es clave para acertar en la elección. El software de gestión de flotas idóneo debe cumplir una serie de requisitos:
Gasto en combustible, odómetros, peajes... El día de la administración de flotas se compone de numerosas gestiones y microgestiones. Buena culpa de ello son los numerosos aspectos de la flota y datos de los proveedores de servicios que deben manejarse al mismo tiempo. Un adecuado software de gestión de flotas es aquél que integra toda la información acerca de los vehículos en un único lugar, y que además permite tener una visión de 360º del conjunto de la operativa.
Instalar una nueva herramienta en los equipos informáticos de una compañía conlleva un costo de tiempo y de recursos. Un software alojado en la nube, sin embargo, evita la instalación de hardware y convierte la plataforma en accesible desde varios dispositivos al mismo tiempo. Los mejores sistemas de gestión de vehículos en la nube solo requieren para acceder a ellos de una conexión a Internet, lo que en la práctica significa que son accesibles desde distintos dispositivos al mismo tiempo y 24/7.
El mejor software de gestión de flotas es el que permite tener el control de la operativa de vehículos y, de una manera sencilla, visibilizar todos sus puntos de interés. Disponer de toda la información, al detalle y en tiempo real, es lo que marca la diferencia entre una administración eficiente y otra que no lo es. A un sistema de administración vehicular se le debe exigir que permita conocer todo lo relativo a las unidades de la flota, como cuáles se encuentran activas y cuáles inactivas (y por qué), o qué conductores tienen asignados. También debe facilitar la asignación de tareas y su cumplimiento.
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La medición de los valores de la operativa, como por ejemplo los litros de combustible consumidos o el costo en mantenimientos de las unidades, es el primer paso para lograr su mejora. En un software de gestión de flotas óptimo las alertas, personalizadas, avisan acerca de próximos vencimientos, por ejemplo en los plazos de mantenimiento de los vehículos o en la documentación obligatoria para circular de conductores y unidades. También, de incidencias o de inconsistencias en la operación. Las notificaciones contribuyen a asegurar que toda la operativa cumple con las máximas exigencias de calidad y servicio.
A pesar de que los software de gestión de flotas son herramientas de gran alcance, y su utilización marca enormes diferencias, deben al mismo tiempo ser sencillo de usar por los gestores de flotas sin que éstos tengan que someterse a largos y complicados procesos de capacitación. La facilidad de uso, junto con su accesibilidad y su seguridad, es una característica de los mejores sistemas de administración de flotas. Éstos basan en la automatización de tareas buena parte de su eficiencia y de las ganancias de tiempo que representan.
Aunque no son los únicos, estos 5 puntos diferencian a las mejores herramientas de administración de flotas. La obtención de resultados óptimos con su utilización también sirve para superar algunos mitos sobre los sistemas de gestión de flotas.