Sistema de gestión de flota vehicular: 7 preguntas clave antes de confiar en uno

Los gestores de flotas asumen un elevado número de tareas en su día a día, desde la asignación de conductores y la vigilancia de las rutas, hasta el control de los costes de combustible y mantenimiento. Los sistemas de gestión de flotas se han convertido en la mejor ayuda para optimizar recursos, entre otros el propio tiempo de los gestores.

7 preguntas sobre el sistema de gestión de flota vehicular 

Una vez detectada la necesidad de disponer de un software de gestión, llega el momento de preguntarse cuál elegir, y basar esa decisión en argumentos de peso. Estas son las cuestiones que hay que plantearse antes de decantarse por uno.

1. ¿Cuáles son las necesidades de la compañía?

Identificar las dificultades con las que se enfrentan los responsables de la administración de flotas, ya sea de forma intermitente o de manera crónica, es el primer paso para saber qué tipo de sistema de gestión de flota vehicular se necesita. A partir de ahí llega el momento de plantearse qué productos o servicio puede solucionarlos. 

2. ¿Necesito todo lo que me ofrece el sistema de gestión vehicular?

Esta pregunta es la llave para saber si el software en el que estamos interesados cubre solo algunas de nuestras necesidades, todas, o, en el otro extremo, dispone de funciones que no requerimos. Los sistemas de gestión se ofrecen en muchas ocasiones por módulos con funcionalidades diversas y escalables. El tipo de flota con el que contemos, el tipo de servicio que prestemos, o tener poca o mucha rotación de los vehículos son factores que debemos considerar.

3. ¿Puedo acceder a él desde diferentes dispositivos?

La mayoría de los actuales sistemas de gestión de flotas son accesibles desde varios dispositivos y el acceso a ellos se realiza con procesos de autenticación y una serie determinada de licencias. Esto es posible porque se alojan en la nube. Solo de esta manera es posible, por ejemplo, aprovechar las ventajas del teletrabajo y, por ejemplo, realizar la gestión de flota y el control de vehículos en tiempos de coronavirus.

4. ¿El software es compatible con los equipos y sistemas actuales?

Si la respuesta a esta pregunta es positiva, significa que no tendremos que afrontar mayores costes adicionales que la contratación del software de gestión en sí mismo. Por otra parte, que este tipo de sistema de gestión de flota vehicular se pueda usar en los equipos con los que ya trabaja el equipo de administración de vehículos hace que su implementación sea más amigable para sus usuarios. 

5. ¿El uso del sistema requiere de un proceso de capacitación? 

En la mayor parte de los casos la respuesta es positiva, y es algo que ofrecen las propias compañías de venta del software. Es importante conocer qué clase de preparación se necesita, cuánto dura y a cuántos de los integrantes del equipo involucra. También, si ese entrenamiento se puede completar online. En algunos casos se puede disponer de capacitaciones posteriores, aunque pueden tener coste.

6. ¿Contaré con soporte técnico en caso de necesitarlo?

Este punto es importante cuando se plantea la posibilidad de contratar un sistema de gestión vehicular. Se trata de un servicio de apoyo útil en muchas situaciones, desde un bloqueo temporal del software hasta la resolución de dudas que puedan surgir durante su utilización. En el caso de que la compañía que nos proporciona la plataforma de gestión ofrezca este servicio, es necesario conocer si tiene coste y a cuánto asciende.

7. ¿Están los datos de mi compañía seguros? 

Proteger la información de nuestra compañía no solo consiste en evitar el robo de datos o el ataque de agentes maliciosos. También es imprescindible que esos datos cuenten con una copia de seguridad permanente para evitar su pérdida en el caso de producirse una incidencia grave de tipo técnico. Las medidas de protección que ofrecen los actuales sistemas son una de las razones de por qué no encuentras un software para mantenimiento preventivo gratis. Por otro lado, debemos saber cuál será la frecuencia de las actualizaciones, si éstas tienen coste y en qué consistirá el proceso.

Digitalización y cultura corporativa en la logística

La digitalización del sector de la logística y el transporte es un proceso en el que no hay marcha atrás. Aquellas compañías que no aprovechen sus ventajas, así como los beneficios de la automatización, perderán competitividad hasta convertirse en residuales, si no desaparecen. Las herramientas sustentadas en la digitalización, como los softwares de transporte, representan, junto con la Logística 4.0, un cambio de paradigma en el sector. 

A pesar de que la logística ha estado en la vanguardia, históricamente, en el uso de algunos avances tecnológicos, su gestión sigue, en muchos casos, algunos pasos por detrás de su potencial desarrollo. Es el caso de compañías en las que aún siguen utilizándose métodos de registro de datos y de toma de decisiones basados en papel, hojas de Excel y estimaciones personales. 

Implementar el uso de un sistema de gestión de flota vehicular conlleva un cambio en la cultura corporativa en favor de la innovación en las empresas. Saber qué es un software de gestión de flotas y cuáles son sus ventajas permite agilizar la toma de decisiones y asentarlas en datos fiables. Las actuales plataformas de gestión son sencillas, rápidas y amigables. La mejor forma de sacar el máximo partido de ellas es que sus usuarios tengan un enfoque orientado a las habilidades digitales y a su desarrollo en este ámbito.