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Señales para identificar fraudes y fugas de dinero en tu flota

23 noviembre, 2021

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Adriana García
Escrito por
Adriana García
Categoría
Control de gastos

Ninguna empresa quiere ser víctima de un fraude en la gestión de sus flotas. Si bien es imposible evitarlo, hay numerosas acciones que puedes tomar para minimizar los riesgos. 

Tipos de fraude más comunes en una gestión de flotas

El engaño puede presentarse de muchas maneras. Sin embargo, la eficiencia operativa en la gestión de flotas se logra con el uso de la tecnología. Estos son los tipos de fraudes más comunes:

Fraude con tarjetas de combustible

El fraude de combustible es uno de los problemas más usuales que enfrenta un administrador vehicular. No obstante, contando con un buen programa de análisis de flota puedes:

  • Rastrear exactamente cuántas millas están obteniendo por galón

  • Monitorear con qué frecuencia cargan gasolina todos los conductores

  • Geolocalizar un vehículo y saber si estaba presente cuando se compró el combustible

Armado con estos datos telemáticos, un buen gestor puede detectar fácilmente picos en el uso de tarjetas de combustible y encontrar la raíz del problema.

Uso no autorizado de vehículos

Los rastreadores GPS que envían datos telemáticos a tu software te ayudará con la gestión de riesgos, mostrándote fácilmente cuándo se están utilizando vehículos fuera de sus usos designados. Igualmente puedes ver:

  • Hacia dónde se dirige va cada vehículo

  • Visualizar una tabla con los horarios de uso

  • Revisar el número de millas que recorre

El uso no autorizado de vehículos de la empresa compromete la seguridad de flota, aumenta el desgaste de los vehículos y consume combustible que podría reservarse para fines comerciales. Con un software de gestión de flota los tendrás triangulados 24 horas al día, 7 días a la semana.

Saber cuándo los conductores abandonan la ruta

Cuando empleas un sistema de rastreo GPS para enviar vehículos y proporcionar a los conductores la mejor ruta a su destino, también puedes recibir una notificación cuando abandonen esa ruta. Entonces, si alguien se desvía para tomar un refrigerio, lo sabrás. Puedes saber exactamente dónde está cada conductor en tiempo real, por lo que será más fácil detectar anomalías durante su horario de servicio.

Medidas que puedes tomar para reducir el fraude en la gestión de flotas

Ya sabes que cuentas con la tecnología como apoyo. Sin embargo, hay varios puntos que puedes implementar para reducir estos engaños al máximo.

  • Compromiso de gestión. Definir claramente el rol y el compromiso de la gerencia para prevenir y detectar reclamos fraudulentos. La mayoría de los perpetradores de fraude en gestión de flotas se involucran en conductas ilegales solo cuando perciben que no serán atrapados.

  • Políticas y procedimientos escritos. Todos los comportamientos permitidos y prohibidos del conductor, junto con los procedimientos adecuados a seguir en caso de accidente, deben figurar claramente en una política escrita.

  • Verificaciones de registros de vehículos. La realización de una verificación de registros y movimientos detallados suele disuadir a los fraudulentos.

  • Informes e investigación de accidentes. Proporciona formularios para que los empleados los completen en caso de accidente.

  • Sistemas de acción disciplinaria. Deje claras las graves repercusiones, incluidas las acciones legales y el despido.

  • Programa de recompensas e incentivos. Recompensa a los empleados por sus buenos hábitos de conducción y la ausencia de accidentes y reclamaciones.

Para terminar, debemos reconocer una verdad: el fraude en gestión de flotas es una situación más habitual de lo que pensamos. Por esto es importante que las flotas se mantengan vigilantes y en busca de anomalías. Lo mejor es optar por soluciones que te ayuden a reducir los gastos en la gestión de una flota de vehículos en estas situaciones.

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