Gestionar una flota de vehículos es una tarea compleja, en la que participan numerosos elementos y se ponen en funcionamiento diferentes tipos de recursos, tanto humanos como técnicos. Asignar vehículos y conductores, decidir cuál es el vehículo más eficiente, calcular la ruta óptima… son solo algunas de las funciones diarias que deben asumirse. Un software de gestión de flotas es el mejor aliado para agilizar esa toma de decisiones y acertar con todas ellas. Pero sus ventajas van mucho más allá.
Directores de Operaciones, de Logística y Gestores de flotas saben bien que la búsqueda de la eficiencia está detrás de los 5 indicadores de gestión de flota vehicular clave. Conseguirla depende de lo bien que sepan administrar sus recursos. El resultado será un reducción en los costes de su operativa y, también a consecuencia de ello, un incremento de la productividad de su empresa. ¿Qué puede hacer un software de gestión de flotas por todo ello?
Un buen software de administración de flota ofrece la capacidad de rastrear, monitorear y dar servicio a todos los vehículos que integran una flota en tiempo real, brindando una vista detallada y actualizada de la flota. En cuanto al consumo de combustible, la gran partida de gasto, lo hace más eficiente, ya que permite registrar las cargas de combustible de los vehículos, aportando datos de rendimiento entre carga y carga. También informa acerca de cuánto consume cada vehículo y qué prácticas de conducción pone en marcha el transportista.
Con un software de gestión de flotas se obtienen informes inmediatos con los que analizar datos relacionados con el carburante que pueden segmentarse por períodos y centros de costes, lo que lleva a tomar mejores decisiones de ahorro. Los gastos quedan más claros, ya que permite añadir comprobantes de pago y facturas a cada llenado del depósito que realizan los conductores.
Un software de gestión de flotas hace posible sumar todos los datos procedentes de nuestra flota de vehículos en una sola plataforma, un gran avance para la gestión, que se vuelve más ágil. En cuanto a los proveedores, aúna los datos sobre costes procedentes de cada uno de ellos (mantenimiento, combustible, etc.), aportando reportes y alertas configurables.
Conectar a todos los proveedores con un software de gestión hace sencillo comparar precios y ahorrar en gastos, ya que permite el acceso a información sobre facturación, combustible, odómetro, peajes, geolocalización, sanciones, rutas y mantenimiento de clientes y administración de documentos. Controlar tus flotas de vehículos comparando datos es posible con una herramienta de software que permita cruzar información clave para tu compañía.
Un software de gestión de flotas permite inclinar la balanza entre las revisiones preventivas y las correctivas del lado de la primera. La importancia del programa de mantenimiento preventivo para la flota es clave, por eso una plataforma digital es tan importante, ya que permite reducir costes, puesto que los vehículos que pasan comprobaciones técnicas a su debido tiempo presentan una mayor vida útil que aquellos que solo se reparan cuando tienen una avería. Por otra parte, la programación adecuada hace que el tiempo de inactividad de los vehículos sea menor; un vehículo inactivo de forma inesperada a causa de un problema técnico supone una importante ineficiencia organizativa y económica para una flota.
Conocer con antelación cuánto tiempo permanecerá parada una unidad y cuántos días serán necesarios para su recuperación facilita que la gestión de la flota sea la óptima. El mantenimiento preventivo influye, también, en el ahorro de combustible y en la seguridad; una unidad cuya banda de rodadura está demasiado gastada, o extienda demasiado el tiempo de uso del aceite del motor, gasta más carburante del que debería y es más proclive a sufrir un siniestro en la carretera.
Para realizar una gestión proactiva es imprescindible disponer, en todo momento, de la información de la flota y saber cuál es su actividad. Un software de gestión de flotas recopila esos datos para que se puedan consultar durante las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Para que pueda ser accesible desde varios dispositivos de forma inmediata, las mejores plataformas se alojan en la nube, por lo que no es necesario descargar ningún programa en un dispositivo. Adaptables al tamaño de diferentes flotas, estas herramientas automatizan la operativa diaria, mejorando la comunicación con todo el equipo de trabajo y haciendo los procesos más directos y simples.