Administrar una flota consiste en transportar mercancías de manera correcta y hacerlo al menor costo posible. La sociedad cada vez evoluciona más y con ella los recursos necesarios para gestionar las flotas.
Se trata de conseguir un enfoque más estratégico que genere ventajas competitivas.
10 buenas prácticas para la gestión de flotas
1.- Realizar un mantenimiento regular de los vehículos: Un mantenimiento regular ayuda a prevenir fallas y garantiza que los vehículos estén en buenas condiciones de trabajo. Esto aumenta la vida útil de los vehículos y evita costosos tiempos de inactividad.
Para evitar esto es necesario llevar a cabo un plan de mantenimientos preventivos recurrentes. De esta manera, tus vehículos siempre estarán a punto y evitarás futuras averías, tiempos de inactividad innecesarios y un aumento de costos.
2.- Controlar el uso del combustible: Controlar el uso del combustible puede ayudar a reducir los costos hasta en un 30% y mejorar la eficiencia de la flota. Esto se puede lograr mediante el monitoreo del consumo de combustible y la implementación de políticas de ahorro de combustible, además de disminuir los gases contaminantes al utilizar gasolina o diésel.
El control del combustible debe poner el foco de atención en su consumo. El gasto por parte de un vehículo depende de varios factores a tener en cuenta, pero el principal causante son los conductores.
3.- Capacita a los conductores: Como lo mencionamos anteriormente, los conductores son un factor clave para ayudar a las flotas a ser más eficientes y ahorrar en costos operativos, siempre y cuando éstos tengan una buena capacitación constante de manejo.
Cuando contratas a un operador de flota, es importantes que lo empoderes y lo hagas responsable. Esto ayudará a conseguir mejores resultados.
4.- Optimizar las rutas: La optimización de rutas mejora la eficiencia de la flota al reducir los tiempos de viaje y los kilómetros recorridos. Se trata de aprovechar al máximo el tiempo que está el vehículo en la carretera.
Se deben evitar los tiempos muertos, los kilómetros extras y las rutas en mal estado que puedan provocar un consumo innecesario de combustible o gastos en mantenimiento por desgaste o posibles averías. Además, con una ruta óptima el servicio al cliente será mejor y ayudará con su fidelidad.
5.-Análisis de datos y métricas: La mejora continua es necesaria. La habilidad de analizar y utilizar los datos para la toma de decisiones será crucial para obtener mejores resultados y diferenciarse de los competidores.
Cada día puedes generar nuevos informes y tomar decisiones en base a ellos. De esta manera, actuando correctamente conseguirás aumentar el rendimiento de tu flota y la rentabilidad de tu negocio.
6.- Tecnología: La sociedad evoluciona y con ella la tecnología. Cada vez existen más sistemas de gestión de flotas en el mercado; lo importante es encontrar aquel que se adapte mejor a las necesidades de la flota. Debemos tener en cuenta que funcionalidades necesitamos cubrir y que indicadores medir, y una vez lo sepamos se pasará a elegir el sistema de gestión adecuado.
7.- Establecer políticas y procedimientos claros: Políticas y procedimientos claros para la gestión de flotas pueden ayudar a minimizar los riesgos y a garantizar la seguridad de los conductores y otros usuarios de la carretera.
Dentro de las empresas debe existir una “cultura empresarial” donde todas las partes estén alineados y dispuestos a hacer mejoras continuas para llevar a la empresa hacia el próximo nivel. Además, hay que buscar acuerdos estratégicos dentro de la industria para mejorar el servicio. Siempre se debe contar con un plan para estar preparado y reaccionar antes un mercado que se encuentra en continuo cambio.
8.- Control de procesos y alertas: revisa y mejora procesos internos. Usa las alertas para recordar tareas necesarias como realización de mantenimientos, renovación de licencias o seguros, etc… También puedes controlar y monitorizar a tu flota, para saber dónde se encuentra en cada momento y evitar robos o costes innecesarios.
9.- Atención al cliente: Cada vez son más las empresas que implementan un software que permite la gestión de flotas y la comunicación no solo con los empleados, sino también con los clientes. Esto es algo que aporta beneficios.
Se trata de optimizar los recursos siendo más competitivos en un mercado tan exigente como el actual. Los softwares de gestión de flotas que permiten el seguimiento por GPS de los vehículos mejoran las comunicaciones y la atención al cliente proporcionándoles información y localización de su pedido en tiempo real y también posibilidad de seguimiento remoto.
10.- Evaluar regularmente el rendimiento de la flota: La evaluación regular del rendimiento de la flota puede ayudar a identificar áreas de mejora y a optimizar la eficiencia operativa. Esto puede incluir la revisión de los costos, la eficiencia de combustible y la seguridad en la carretera.
Llevar las mejores prácticas a la acción en tu flota, la rentabilidad de tu negocio será óptima y conseguirás minimizar los costos innecesarios.
Por lo tanto, si quieres controlar tus activos, mejorar su operación y aumentar el rendimiento de tu flota deberás conocer estos 5 indicadores que te ayudarán en tu gestión del día a día.