25 abril, 2023
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El mantenimiento en una flota de vehículos marca la diferencia entre la vida útil de la flota y los vehículos. No debe ser un asunto secundario nunca, debe tener una prioridad absoluta en la gestión de flotas, ya que si no se realiza de manera adecuada supondrá unos gastos innecesarios. Llevar una bitácora de mantenimiento sin duda contribuye a reducir los costos.
Cuando una empresa tiene una flota de vehículos, sin importar su tamaño, no solo hay que preocuparse del gasto de combustible, también el mantenimiento es otro factor importante a tener en cuenta. Un mal cuidado de los vehículos conlleva un riesgo tanto para la seguridad de los usuarios como para acumular pérdidas de dinero innecesarias a largo plazo.
Si el funcionamiento de un vehículo se ve afectado negativamente, también lo hará la productividad de la empresa. Hay muchas variables dentro de la gestión de flotas conectadas directamente con el mantenimiento como el estilo de conducción, la cantidad de rutas realizadas, el tipo de vía, entre otras cuestiones; por ello hay que tener el mantenimiento muy bien controlado.
El mantenimiento es una acción que se debe llevar a cabo en una flota, y toda acción conlleva procesos para que ésta se ejecute de manera satisfactoria, uno de ellos es la bitácora de mantenimiento.
¿Qué es una bitácora de mantenimiento?
Es un registro detallado de todas las actividades de mantenimiento realizadas en un vehículo o flota. Esta bitácora puede ser una hoja de cálculo, un libro de registro o una herramienta de software especializada para la gestión de flotas.
El objetivo principal de mantener una bitácora de mantenimiento es tener un registro detallado del historial de mantenimiento de un vehículo o flota. Esto permite a los propietarios de la flota y a los gerentes de mantenimiento llevar un seguimiento de las actividades de mantenimiento y saber cuándo se deben realizar tareas de mantenimiento preventivo en el futuro. También es útil para diagnosticar problemas mecánicos y hacer reparaciones de manera más rápida y efectiva.
Formato de bitácora de mantenimiento
Debes crear un historial de mantenimientos que contenga todos los datos de tus vehículos. De esta manera podrás llevar un seguimiento de los distintos servicios realizados en los vehículos y los gastos asociados a ellos.
Pueden adquirir diferentes formatos, desde excel hasta gráficas. Lo importante es que tu sistema de gestión de flotas lo tenga incluido entre sus funciones y poder cumplir sus 3 secretos principales:
- Registro y control diario del servicio de mantenimiento: Lo más conveniente es que dispongas de dos tipos de bitácoras de mantenimiento para saber diferenciar bien los tipos de servicios aplicados y los costos ocasionados. Pero el que siempre debes registrar y controlar de manera rutinaria debe ser la bitácora de mantenimientos preventivos. Con ella obtendremos mucha información de interés para tomar mejores decisiones pensando en el futuro de nuestra flota.
- Reducción de los costes innecesarios: Con la bitácora verás el costo total del mantenimiento del vehículo en individual y el general de tu flota. De esta manera, podrás identificar detalles que te hagan ver si un tipo de vehículo en concreto está siendo productivo para tu negocio o es mejor sustituirlo.
- Y por último, como venimos adelantando, con la bitácora de mantenimientos se podrá plantear el futuro de la flota y de la rentabilidad del negocio: con sus reportes y gráficos se podrá ver la evolución del gasto y a partir de ahí, tomar decisiones determinantes para nuestra flota y negocio.
Como ves, la vida útil, calidad de respuesta y seguridad de los vehículos de una empresa están directamente relacionadas con el uso y el mantenimiento que se le realice. Aunque es un trámite que toma su tiempo y genera gastos, es algo necesario.
Mantener una bitácora de mantenimiento es esencial para cualquier dueño de vehículo o flota. Siguiendo estos tres secretos podrás mantener una bitácora de mantenimiento efectiva, asegurarte de que tu vehículo o flota esté en buenas condiciones y evitar gastos innecesarios en reparaciones mayores en el futuro.
Si quieres controlar tus mantenimientos y no sabes cómo, aquí te dejamos un ejemplo de bitácora de mantenimiento para que tengas una idea de cómo actuar en el control y seguimiento de la vida útil de tu flota.
Contenido actualizado en 2023.
