La administración de una flota vehicular está definida por una serie de circunstancias coyunturales que, en muchas ocasiones, quedan fuera del alcance de la compañía. Es el caso de situaciones como la de la crisis derivada de la pandemia del COVID-19. La vinculación directa entre la demanda de servicios de cada momento y las decisiones que se toman desde el punto de vista de la gestión determinará el éxito o el fracaso de toda la operativa. ¿Cómo debe adaptarse la gestión de flotas a situaciones como grandes fluctuaciones en la demanda de servicios y otras disrupciones?
El desafío permanente que tienen ante sí los gestores de flotas es la búsqueda de la máxima eficiencia en la utilización de los recursos a su alcance mejorando el nivel de servicio que son capaces de ofrecer. También la optimización de procesos logísticos en la gestión de una flota vehicular. Cuando se producen situaciones de cambios bruscos en los picos de demanda o alteraciones en el mercado, el desafío se multiplica.
Entre los objetivos iniciales para la administración de una flota vehicular deben estar la mejora de la comunicación entre todos los integrantes directos o indirectos de la operativa, como gestores y conductores, pero también con los proveedores y con los integrantes de otros equipos de la compañía. También el centralizar toda la información relevante para desarrollar una visión unificada y que integre toda la operativa en un solo lugar.
La anticipación permite a las organizaciones dedicadas al transporte afrontar situaciones imprevistas con flexibilidad y amortiguar un daño que, de otro modo, podría resultar muy grave. Uno de los principales recursos que pueden ponerse en marcha es el de un modelo de diversificación de la demanda de servicios.
La tecnología de los software de gestión de flotas flexibiliza en gran medida las operativas, ya que permiten adoptar una gestión proactiva en detrimento de una gestión reactiva, aportando inteligencia sobre los vehículos.
En marzo de 2020 la utilización de un gran número de flotas cayó de manera abrupta. Fue el mayor ejercicio de tensión y de estrés imaginable en miles de compañías que tenían su core en la gestión de vehículos. Calcular el parque de vehículos necesario y el tamaño óptimo del mismo es una consideración crítica a la hora de tomar decisiones acertadas en la administración de una flota vehicular.
Si ha llegado, o está próximo, el momento de renovar contratos de renting relativos a nuestra flota, o si se deben devolver unidades cuyos contratos hayan expirado, lo más aconsejable es revisar el plan de renovaciones a 6 meses y establecer una comunicación directa con la compañía que gestiona el renting. En ningún caso deben ponerse en marcha acciones precipitadas que puedan repercutir de manera negativa en el corto o en el medio plazo.
Nuestro objetivo debe ser recalcular el kilometraje final teniendo en cuenta una estimación sobre la actividad de las unidades, o un porcentaje de ella, estimada en un kilometraje mínimo o nulo durante periodos de 15 ó 30 días.
Para lograr el recálculo del kilometraje final debe hacerse teniendo en cuenta una estimación sobre la actividad se deben plantear diferentes escenarios posibles a los que dar hipotéticas soluciones, todo ello contando con reportes lo más actualizados posibles acerca de los vencimientos, el estado de contratos o los kilometrajes.
En el caso de vivir un pico de demanda de servicios de transporte inesperado, ya sea creciente o decreciente, uno de los aspectos a los que debemos prestar una especial atención es al estado de nuestra flota. La importancia del programa de mantenimiento preventivo para la flota de vehículos es mayúscula. Es necesario realizar un nuevo plan ajustado a la nueva situación, si ya contamos con datos que nos permitan elaborar un diagnóstico de la situación.
Ahora es más importante que nunca tener presente qué se debe comprobar en un mantenimiento preventivo de un vehículo. También, generar un mapa de talleres que ofrecen los servicios que necesitamos y están disponibles. Los conductores deben conocer al detalle ese nuevo mapa de talleres y en él debe figurar, con claridad, a qué tipo de vehículos pueden atender en ellos.
En el caso de las unidades que decidamos que estarán inmovilizadas temporalmente, es preciso establecer un plan de mantenimiento con unas pautas definidas y que incluya acciones puntuales (como revisar la presión de los neumáticos, que baja durante el estacionamiento prolongado) y, si es posible, un checklist con las acciones a desarrollar cuando vuelvan a ser necesarios.