Albaranes, facturas, cartas de porte, pedidos, trámites de carácter aduanero… las empresas que trabajan en la cadena logística y en el transporte de mercancías tienen que enfrentarse a diario a la gestión de documentos en un gran volumen. Aunque entre 7 y 8 de cada 10 se apoyan para ello en sistemas de gestión, aún es importante el porcentaje que emplea documentos en papel, con las ineficiencias que ello supone.
Los albaranes y notas de entrega, las facturas, los certificados y los packing list forman parte de los conocidos como documentos comerciales. Los albaranes y notas de entrega certifican la existencia de la mercancía y su entrega en el punto de destino, pero son, al mismo tiempo, una certificación de carácter logístico y legal. En el almacén se trata de un registro físico de salida que también resulta muy útil. Las facturas pueden ser proforma o comerciales, y su digitalización solo es efectiva a partir del momento en el que la administración pública las homologa.
Los certificados, con el de origen a la cabeza, pueden ser de muy distintos tipos en función del tipo de mercancía (SOIVRE, CITES, etc.) del que se trate e indican el origen de ésta. El packing list excluye los precios de las mercancías, pero recoge todos los datos relativos a cantidades, dimensiones, volumen y peso.
Entre los documentos de transporte y seguro, que se trasladan junto a la propia mercancía, destacan la carta de porte CMR y el cuaderno TIR, a los que hay que sumar, en el caso de tratarse de mercancías peligrosas, el ADR. El FBL (Forwarder Bill of Lading) y la carta de porte multimodal se emplean en el caso del transporte multimodal. En cuanto a los documentos de seguro, se emplean el Certificado de Seguro y la Póliza del seguro que se hayan contratado.
A todos estos documentos hay que sumar los administrativos y los relativos a las formas de pago. Los primeros son los que piden organismos oficiales de distinta clase, como aduanas o agencias tributarias, y los segundos son los documentos financieros, entre los que constan desde los cheques hasta los créditos documentarios, por poner dos ejemplos.
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La digitalización documental tiene la gran ventaja de que multiplica la eficiencia de la gestión. Con ella se evitan extravíos, deterioros de los documentos y duplicidades. Los documentos pueden ser subidos por usuarios de distintos equipos y se suben directamente a un punto común desde diferentes dispositivos. Por otro lado, al contrario de lo que ocurría antes, ahora son varias las personas que pueden acceder al mismo tiempo a la gestión de documentos, por lo que se anulan las esperas y se puede operar con ellos de manera simultánea.
En el apartado de la seguridad, en la Logística 4.0 cobra más importancia que nunca la digitalización documental, con la que se pueden proteger con mucha más fiabilidad todos los datos utilizados en la cadena de suministro. La exposición de datos sensibles es mucho más reducida que en el caso de la gestión tradicional de documentos.
Ahora se establecen protocolos de seguridad activos y controles de acceso con sistemas de permisos y autorizaciones, de forma que todo acceso a los datos es controlado y deja un rastro. Las soluciones que ofrecen alojamiento en la nube permiten incrementar la seguridad evitando depender solo del soporte físico de los documentos. De esta forma, además, el uso de datos puede ajustarse al completo con las normativas de protección de datos o el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
La inteligencia artificial y el machine learning están comenzando a ponerse al servicio de la gestión de documentos mediante la automatización de su procesamiento. Entre las aplicaciones prácticas aplicadas a la logística por parte del aprendizaje automático está la optimización de albaranes, lo que hace más simple toda la operativa, agiliza los procesos y eficienta la seguridad en las transacciones.
Las aplicaciones del machine learning en la logística y el transporte crecen cada día, como las plataformas que disponen de registros digitales en los que compilan datos y facturas provenientes de distintos servicios. Estos se aglutinan en una factura única que se hace llegar al cliente por correo electrónico u otros medios, lo que acelera los plazos de tiempo.