Descubre las características que debe tener tu software de gestión de flotas

La gestión de flotas permite reducir o eliminar los riesgos relacionados con la inversión de vehículos por parte de una empresa de transporte. El resultado de esto se consigue con un software que mejora la productividad y eficiencia sin incumplir la normativa legal.

Como “gestión de flotas” entendemos la logística y administración de un grupo de vehículos de una empresa. En esta gestión se pueden ver recogidas varias funciones como mantenimiento de vehículos, gestión de conductores, control de combustible, seguimientos, seguridad, financiación y muchos más.

Todo este seguimiento lo realiza un gestor de flotas. Es el máximo responsable de gestionar la flota y cada día su papel tiene mayor importancia debido a la búsqueda de la mejora de la eficiencia energética de toda la flota.

Un trabajo complicado y complejo, por ello el gestor de flotas se apoya en un software.

El software de gestión de vehículos facilita la logística. Con él se consigue una administración a cualquier nivel, tanto de estado, mantenimiento y localización. Se trata de acompañar al vehículo mientras forme parte de la flota, desde que se adquiere hasta que finalmente se retira.

Según estudios independientes, los sistemas de gestión de flotas que han sido instalados en vehículos comerciales en Europa superarán la cifra de un millón de unidades a finales de este año 2018.

Realizar el seguimiento del ciclo de vida de un vehículo es complicado y el de toda una flota supone un reto. Se debe controlar vehículos, conductores, proveedores, consumos, mantenimientos, riesgos, normativa, etc. Por lo tanto, debes asegurarte que el sistema de gestión de flotas te ayude al máximo en las tareas de seguimiento diario.

Por ello, si estás buscando un buen software de gestión de flotas, que sea efectivo, tiene que ser uno que tenga las siguientes características:

• Sencillo. La interfaz tiene que ser sencilla. Si el sistema es complicado se necesitará más tiempo de aprendizaje para su uso o se dejará de usar. Se trata de ahorrar tiempo, no de perderlo.
• Big Data. Cuantos más datos se tenga, mejor. El Big Data permite tomar decisiones sobre una gran cantidad de datos y en tiempo real. Datos sobre la localización o el estatus de los vehículos, el consumo o el estilo de conducción ayudan a acumular la información suficiente y necesaria para decidir mejor y ser más eficientes.
• Seguimiento. Se realiza un seguimiento continuo de los diferentes apartados que finalmente toma la forma de informes. Así todos los datos se recogidos y se ven reflejados de manera más fácil y práctica.
• Al momento. Conocer la localización de la flota en tiempo real es un punto de mucho valor.
• Bidireccionalidad. El software debe permitir que exista una comunicación en los dos sentidos. Hay sistemas que solo se utilizan para que el gestor de la flota se encargue de recoger todos los datos, pero lo que es de verdad supone una ventaja es una comunicación bidireccional. Así el gestor recopila datos y los conductores también pueden avisar de problemas. Se trata de conseguir una comunicación fluida entre gestor, plataforma y usuarios.
• Dispositivos móviles. Para evitar que un imprevisto pueda suponer un problema mayor de lo que es, es necesario integrar en la forma de gestión los dispositivos móviles. Así si se produce algún problema o reto se pueden solucionar en cualquier momento y en cualquier lugar.
• Centralización. Cada día los diferentes departamentos de una empresa están más unidos y por ello es necesaria la integración con sistemas de terceros. Un buen software centraliza los datos de todos los departamentos.
  

Si consigues que tu software tenga todas estas características conseguirás una realidad basada en la automatización y explotación de procesos rutinarios. Se trata de acabar con el papel y conseguir con un solo clic toda la información necesaria.