¿Cómo reducir los gastos en la gestión de una flota de vehículos?

Disminuir los gastos hasta convertir a nuestra empresa en líder en el transporte de mercancías es el objetivo que persiguen los directores de compañías de este sector. 

Para alcanzar esta meta es imprescindible seguir algunas pautas de eficiencia. A pesar de que se trata de una tarea compleja, es posible reducir los gastos en la gestión de una flota de vehículos de manera sostenida en el tiempo. Te invitamos a descubrir cómo.

Registro y análisis de datos

Mantener un registro detallado de todos los gastos relacionados con la gestión de la flota es el primer paso esencial. Los principales gastos que tiene que asumir una compañía de transporte son el consumo de combustible y el mantenimiento de la flota de vehículos, pero no por ello debemos olvidar los gastos como seguros, peajes, impuestos y cualquier otro desembolso relacionado. Utilizar un software de gestión puede facilitar esta tarea, permitiendo una entrada de datos más precisa y eficiente.

Una vez que se ha recopilado esta información, es fundamental realizar un análisis exhaustivo. Utilizando herramientas de análisis de datos, es posible identificar tendencias y patrones en los gastos. Por ejemplo, puedes descubrir si ciertos vehículos tienden a tener costos de mantenimiento más altos o si hay períodos específicos del año en los que los costos de combustible aumentan. Este análisis permitirá tomar decisiones más informadas para reducir costos.

Monitorización del consumo de combustible

De los escritos y los informes a mano, la logística moderna ha pasado al uso masivo de la tecnología para monitorizar las actividades de control de flotas de vehículos. Y una partida de los gastos tan importante como la del combustible no podía quedar fuera de este progreso. Hoy es posible analizar los gastos en carburante por días, semanas, meses o cualquier otro periodo en el que se tenga interés. También se pueden obtener reportes de rendimiento y coste por kilómetro, o información acerca de qué conductor ofrece el mejor rendimiento de combustible. Con ello se puede identificar cada acción relacionada con el combustible e identificar dónde se pueden rebajar los costes.

Controlar la gasolina de una empresa a través de una app móvil es eficiente y ágil, a diferencia de efectuar ese seguimiento a partir de sistemas de localización por GPS o con tarjetas de combustible. Con un software de gestión pueden adjuntarse comprobantes y tickets a cada carga que justifiquen los gastos. Por otra parte, al igual que es imprescindible decidir cuál es el mejor proveedor para los mantenimientos periódicos de nuestra flota, lo es decantarse por un proveedor de combustible que oferte los precios más competitivos.

Control de mantenimientos de los vehículos

El control de mantenimientos de los vehículos en una flota de transporte es esencial para garantizar la eficiencia y reducción de costos. Tanto el mantenimiento preventivo como el correctivo son clave para prevenir averías costosas y mantener un consumo de combustible óptimo.

El análisis de los gastos de mantenimiento por vehículo permite evaluar si la relación entre costos y kilometraje es la adecuada, brindando la información necesaria para tomar decisiones informadas sobre la sustitución, reparación o ajuste de vehículos en la flota. Un mantenimiento riguroso asegura la fiabilidad de la flota y reduce los riesgos de tiempos de inactividad no planificados y costosos.

Identificación de malas prácticas

Las malas prácticas no solo hacen perder dinero a una compañía de transporte, sino que tienen una incidencia negativa en la satisfacción de los clientes. Ambos factores perjudican a la productividad y son incompatibles con una adecuada gestión de flota. Dentro de estas malas prácticas se incluyen acciones como estas:

• Conducción ineficiente.
• Exceso de velocidad.
• Robo de combustible o fraude en la carga de éste.
• Usos no autorizados de los vehículos.

Es necesario tener la capacidad de descubrir fraudes y poder actuar a tiempo de tomar medidas urgentes al respecto. Uno de los más comunes dentro del uso no autorizado de los vehículos de transporte es el llamado sobrekilometraje, una acción que no solo hace aumentar el consumo de combustible, sino que aumenta el desgaste de los componentes (neumáticos, frenos, etc.) y acorta los plazos de mantenimiento.

El uso eficiente de la flota de vehículos

En el control de flotas de vehículos, reducir gastos equivale a tomar una serie de medidas fundamentales:

• Optimizar las rutas de entrega. Para ello hay que establecer recorridos en los que se cubra el menor número de kilómetros posible, evitando restricciones de tráfico que obliguen a detener el servicio.
• Menos vehículos para el mismo servicio. También se logra reduciendo el número de vehículos que son necesarios para el mismo número de entregas. Un sistema de gestión de flotas permite realizar esa optimización.
• Renting o leasing. Con un análisis integral de la rentabilidad que ofrecen los vehículos es posible responder a la pregunta de si escoger renting o leasing para la flota de vehículos.
• Renovación de flota. Cada nueva generación de vehículos de transporte supera a la anterior en los indicadores de consumo de combustible y en los ratios de eficiencia en el rendimiento. El software adecuado permite conocer cuándo ha llegado el momento de apostar por alguno de los modelos que irrumpen en el mercado.