8 octubre, 2019
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Cualquier empresa de transporte de personas o mercancías necesita llevar un control de combustible en sus vehículos. Esta pauta hay que aplicarla siempre, tanto en las flotas pequeñas como en las grandes.
Normalmente, en una empresa de transporte, la mayor partida de gastos, después del coste del personal, es el consumo de combustible. Además, es una partida variable que está sujeta a muchas oscilaciones en el mercado, de ahí la importancia de tener este apartado de la cuenta de resultados muy vigilada.
El precio del combustible cambia todas las semanas, sin embargo, las tarifas que cobramos a nuestros clientes no tienen el mismo comportamiento, y es que no siempre podemos trasladar el incremento de nuestros costos a nuestros consumidores.
En este artículo vamos a introducirnos en este asunto para intentar responder a la pregunta de cómo controlar el gasto de combustible en una empresa de transporte.
Tipos de evaluaciones para llevar el control de consumo de combustible
Podemos establecer tres tipos diferentes de evaluaciones de control de combustible en una flota de vehículos:
Mismos importes, mismo kilometraje, misma fecha
Con este método buscamos una fecha determinada de repostaje, en la que tenemos un mismo precio de combustible y analizamos qué vehículos tienen un comportamiento similar. Los vehículos que gasten el mismo importe de dinero y hagan los mismos kilómetros son los que se situarían en una media ponderada de consumo de combustible. Aquellos que hagan menos kilómetros con el mismo importe o que, por el contrario, hagan más kilómetros con la misma cantidad de dinero, serían los vehículos que tendríamos que analizar especialmente para ver qué ocurre con ellos.
En unos casos podemos tener problemas de mantenimiento o llegar a la conclusión de que son vehículos que, sencillamente, gastan más; y, en otros casos, tener la certeza de que se trata de un modelo más eficiente.
Esto nos permitirá, haciendo un análisis comparativo a lo largo del tiempo, tomar decisiones correctivas sobre:
- Mejorar el mantenimiento mecánico del vehículo.
- Ver posibles fraudes por parte de los conductores o técnicas poco eficientes de conducción.
- Decidir la sustitución de modelos por otros que demuestren ser más eficientes.
Evaluar diferentes importes y mismo kilometraje
Con este método, lo que hacemos es centrarnos en el gasto económico que hace cada vehículo para recorrer una misma cantidad de kilómetros. Es un método más simple que el anterior, ya que no tiene en cuenta el factor fecha, que puede determinar el precio mayor o menor del combustible. Aquí lo que hacemos es tomar una ruta tipo de 100 kilómetros, por ejemplo, y determinar qué diferencia de gasto hay en cada uno de los vehículos de la flota.
Evaluar importes iguales con diferentes kilometrajes
Este sería el tercer método para evaluar el gasto de combustible. Lo que hacemos es averiguar cuántos kilómetros hace cada vehículo repostando la misma cantidad de dinero en combustible. Con ello averiguamos la ratio kilómetro/euro o dólar que consume ese vehículo.
¿Cómo llevar a cabo un control de combustible eficaz en la empresa?
Para llevar un control de combustible eficaz en la empresa es necesario fijar por escrito un procedimiento de gestión. En dicho procedimiento hay que determinar claramente quién es el responsable del control del vehículo, determinar cuál será la fórmula para saber el consumo de vehículos y la responsabilidad de cada uno de los integrantes de la empresa en esta tarea de control.
El control de consumo de vehículos debe involucrar, además, a varios departamentos de la compañía: administración, logística, conductores, responsables de mantenimiento mecánico, etc.; todos deben tener clara cuál es su función en el procedimiento de control de este tipo de gato.
Los conductores deben hacer partes diarios del consumo en el que se incluyan los kilómetros realizados y litros consumidos con cada repostaje, para saber qué vehículos consumen más y detectar posibles fallos de mantenimiento o fraudes.
Los partes de consumo deben ser revisados por el responsable de flota. Y él mismo o alguien de administración debe introducirlos en alguna herramienta informática para poder controlar y analizar la información de una forma más exhaustiva y sistemática.
Para evitar posibles errores en una captura manual, es básico utilizar odómetros automáticos que midan los kilometrajes parciales que se han recorrido con cada carga. Así conseguimos reducir al mínimo posible la intervención humana y se hará una medición más precisa.
Lo principal de todo es tener claro que una empresa de transporte no puede funcionar sin llevar un control de consumo de combustible eficaz. Lo ideal es tener un control informatizado porque facilita el trabajo y es más exacto, y cada uno de los miembros de la empresa debe saber cuál es su cometido en ese procedimiento. Con toda la información recopilada, la dirección podrá adoptar las medidas que se estimen oportunas.
