Todo gestor de flotas es conocedor de que una operativa de flota que se califica de eficiente es aquella en la que se reducen al mínimos los costos, se optimizan los procesos y se gestiona el tiempo de la manera adecuada. La eficiencia es sinónimo del máximo aprovechamiento de los recursos disponibles a cambio de la obtención de un servicio acorde con las exigencias del mercado. Cómo lograr la eficiencia vehicular es una pregunta constante y que, en el sector, se afronta cada día con herramientas más avanzadas.
La digitalización y el análisis de datos permiten obtener aumentos de la eficiencia de los costes en un 10% y del rendimiento de los servicios en un 5%. Un impacto considerable para la logística y para toda la cadena de suministro. En la búsqueda del mayor aprovechamiento posible de los recursos y de la reducción de costos totales, la cuestión que cobra cada día más importancia es la de cómo lograr la eficiencia en la operativa vehicular.
Entendida como el aumento en el ratio de disponibilidad de vehículos de la flota, la optimización es clave para obtener eficiencia. Para ello debe prestarse especial atención al plan de mantenimientos preventivos. Las unidades paradas en el taller representan una grave ineficiencia para la operativa de una flota, y cuanto mayor es el tiempo que tienen que pasar bajo revisión, mayor es ese inconveniente. También aquellos vehículos que requieren reparaciones breves, pero frecuentes, representan una seria desventaja.
Poner en marcha un completo plan de mantenimientos preventivos adecuado a las características de la flota es imprescindible para obtener los máximos rendimientos. Por ello es clave conocer las claves para hacer un plan de mantenimiento preventivo óptimo.
Con un software de gestión de flotas ya es posible establecer un seguimiento constante de cada unidad, de manera que todos sus movimientos sean recogidos y puedan ser registrados. Esto permite ahorrar en combustible porque cada vehículo recorre solo el menor número de kilómetros imprescindibles. Por otro lado, este tipo de herramientas permite tomar las mejores decisiones sobre las renovaciones de unidades de la flota, ya que revela cuándo se están produciendo demasiadas averías o cuando un vehículo consume más que uno nuevo, que resulte más eficiente.
En cuanto a los conductores, los software de gestión aprovechan las ventajas de la digitalización de datos para recoger todas las acciones de los chóferes. Los malos hábitos de conducción de los chóferes inciden en el consumo de combustible. Es necesario prevenir el fraude en la gestión de flotas, ya que tiene una incidencia directa en la eficiencia y en el aprovechamiento de los recursos.
La sustitución de herramientas de trabajo como el papel o las plantillas de Excel por otras como los software de gestión vehicular permite un considerable ahorro de tiempo. Los datos pasan a estar centralizados en un solo lugar y a ser accesibles de manera ágil y por varios usuarios al mismo tiempo. Las distintas aplicaciones pueden integrarse en una única plataforma a la que se puede acceder, también, desde varios dispositivos. Esa visibilidad de toda la información, a lo que se le añade la obtención de informes y la configuración de alertas, hace la gestión mucho más eficiente y la sustenta en datos fiables.
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La tecnología permite que tanto los gestores de flotas como los transportistas, y al final de la cadena los receptores finales de la mercancía, conozcan las actualizaciones en tiempo real acerca de dónde se encuentran sus paquetes y mercancías. Esto es el perfecto ejemplo de la perfección en el aprovechamiento de los recursos disponibles, en favor de una mejora en la comunicación entre gestores y chóferes, y en la satisfacción del cliente. Además, es adaptable a circunstancias específicas, como por la entrega sin contacto a la que obliga la crisis sanitaria del COVID-19.