¿Cuál es la mejor manera de evaluar tus operaciones internas?

Evaluar la eficiencia de la operación de un negocio es básico para asegurar resultados óptimos. Sin embargo, encontrar el método adecuado para hacerlo no siempre es fácil. A continuación te daré algunos consejos para lograrlo.

Cuando estamos evaluando procesos operativos, basarnos solo en lo que podemos observar no es suficiente. Para facilitarnos la labor, las nuevas tecnologías de datos y análisis pueden brindarnos insights objetivos y poderosos.

El uso de la tecnología para acceder a datos transparentes

La transparencia en las operaciones es vital para las empresas hoy en día, entre otras cosas para:

• Controlar las ineficiencias y el desperdicio
• Solucionar problemas en los modelos de trabajo
• Identificar áreas propicias para la capacitación
• Desarrollar oportunidades de mejora en general

A medida que las empresas buscan cada vez más áreas para automatizar y contemplan gastar grandes sumas para hacerlo, la necesidad de dicha transparencia se vuelve cada vez más importante.

Sin embargo, obtener una imagen clara y completa de los procesos de servicio sigue siendo un desafío para las empresas. La creciente cantidad de puntos de contacto con los clientes y el paso acelerado al trabajo remoto por el comienzo de la pandemia hicieron el desafío aún más grande.

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Ante estos inconvenientes, las empresas pueden pasar por alto el problema real o, por el contrario, una mejora que a primera vista parecía incremental, pero que podría terminar brindando considerables beneficios.

Para que las empresas puedan lograr una evaluación lo más objetiva, existe un enfoque que llamamos conocimiento del proceso, aunque es muy joven se ha mostrado prometedor. Combina herramientas tecnológicas y análisis en un proceso disciplinado de tres etapas que ofrece transparencia, consistencia y objetividad. Puede brindar información en poco tiempo, lo que permite tomar decisiones mucho más rápido y más informadas, tanto táctica como estratégicamente.

Adoptar un enfoque de conocimiento del proceso

Las decisiones de alto riesgo requieren evidencia convincente, y los grandes conjuntos de datos pueden ofrecer evidencia agnóstica y estadísticamente significativa que puede informar un análisis sólido. 

Muchas herramientas digitales nuevas permiten a las empresas monitorear la forma en que se realiza el trabajo. Junto con los grandes avances en análisis, inteligencia artificial, aprendizaje automático y visión artificial, estas nuevas herramientas no solo permiten la observación, sino que también ayudan a las empresas a analizar con gran granularidad. 

Así, las empresas pueden consultar información verídica y fiable antes de comprometer recursos para diseñar soluciones. 

Capturar, diagnosticar, analizar, mejorar

La información del proceso se obtiene con herramientas que registran todas las actividades, de principio a fin. Esta recopilación de datos permite un diagnóstico y una documentación rápidos.

A partir de aquí, una empresa puede automatizar el punto de inicio y finalización del proceso dado para permitir grandes volúmenes de datos (lo suficientemente significativos desde el punto de vista estadístico como para revelar variaciones de tareas) para la extracción y el análisis. Con una imagen precisa, las empresas pueden obtener información y, en última instancia, mejorar o rediseñar el proceso.

Ya sea que la automatización sea o no la motivación impulsora, el enfoque de conocimiento del proceso tiene tres propósitos básicos:

1. Proporciona un punto de prueba para que los tomadores de decisiones no actúen solo por instinto: "Creemos que el procesamiento de reclamos es demasiado complicado y lleva demasiado tiempo". 
2. Puede revelar información del proceso de la que carecen los líderes: "No tenemos idea de cuánto tiempo está tomando realmente". 
3. Puede ser una prueba de fuego para validar las ganancias esperadas de un nuevo enfoque: "Con el nuevo proceso que estamos implementando, confiamos en un tiempo promedio de procesamiento un 20 por ciento más rápido".

Habilitado por la tecnología, no enfocado en la tecnología

Muchas empresas ven en la tecnología la solución. En sí mismo, no lo es. Pero invertir en tecnología reduce costos en la gestión de flotas vehiculares,  especialmente cuando se integran con un enfoque de conocimiento de procesos, pues permiten la recopilación y el análisis de información en un nivel completamente diferente. 

Al recopilar entradas digitalmente, se pueden generar conocimientos rápidamente. La idea es establecer una línea de base para futuras evaluaciones comparativas; centrarse en el proceso de extremo a extremo, no solo en lo que sucede en los silos funcionales; y para asegurar que el proceso sea imperceptible para los operarios. Las empresas tienen la flexibilidad de analizarlos con otros insumos, en diferentes momentos, y para cuestiones tácticas a corto plazo, así como estratégicas a más largo plazo.

Contrariamente a la percepción común, los avances en las tecnologías digitales permiten una puesta a punto considerable en la implementación. El monitoreo y la recopilación de datos, que se ejecutan en segundo plano, se pueden realizar en un circuito.

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