6 noviembre, 2019
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Si tenemos una empresa que utiliza transportes propios en su actividad, necesitamos saber cuál es el coste de la gestión de flotillas de vehículos. El control de flotillas es fundamental para establecer los presupuestos de nuestra empresa y para analizar nuestra productividad.
Los costes asociados a la flota de vehículos son las principales partidas de gastos de la cuenta de resultados de una empresa de este tipo. Por ello, necesitamos saber cuáles son los costes de cada kilómetro que recorremos con uno de nuestros vehículos. Esto nos dará una visión realista a la hora de dar presupuestos y saber cuál es nuestra rentabilidad.
Si tenemos los costes optimizados y controlados podremos ser más competitivos sin perder dinero en la operativa de transporte.
La estructura de costes la podemos dividir en dos grandes apartados: los costes directos y los costes indirectos.
Costes directos de la flota de vehículos
Los costes directos son aquellos que podemos imputar directamente a la flota de vehículos, que están claramente relacionados con ellos. Si no existiese el vehículo, no tendríamos ese coste. Por ejemplo, el renting de un camión sería un coste directo.
Los costes directos se divide en costes variables de operación (son mayores o menores según el uso de la flota) y costes fijos (son intrínsecos a la actividad y su coste es el mismo independientemente de lo que lo que se use el vehículo).
Costes fijos
Los costes directos fijos no varían independientemente de los kilómetros que se realicen por parte de los vehículos. Estos costes hay que asumirlos aunque el vehículo esté parado.
Dentro de los costes fijos, hay costes de capital, que tienen que ver con la amortización y financiación de los vehículos; y costes de operación, que se traducen en sueldos, salarios y cotizaciones sociales de los conductores; seguros del vehículo, la carga o los pasajeros; impuestos y tasas sobre el vehículo y su actividad.
Costes variables
Los costes variables de la operación se dividen en: ineludibles, relacionados con el combustible, neumáticos, mantenimientos, averías; y eludibles, referentes a las multas, peajes, dietas o incentivos.
Los costes directos variables están directamente relacionados con el nivel de actividad de los vehículos de transporte. Cuantos más kilómetros se realicen más gasto de combustible, reparaciones y mantenimientos habrá.
El gasto de combustible es la mayor partida dentro de estos costes y es necesario llevar un buen sistema de control del mismo. También es una partida considerable los gastos de mantenimiento por el desgaste del vehículo: cambio de neumáticos, cambios de aceite, reparaciones, etc.
Cómo calcular los gastos variables
Los costes fijos de la empresa se calculan fácilmente y se pueden incluir sin gran dificultad en la previsión de gastos porque se mantienen estables durante el ejercicio.
Sin embargo, los gastos variables son más difíciles de calcular para incluirlos en la previsión de gastos. Una forma aproximada es calcularlos según el nivel de actividad, es decir, según los kilómetros recorridos.
Para ello, debemos averiguar el gasto de combustible por kilómetro recorrido; el gasto anual de mantenimiento por kilómetro recorrido; el gasto de neumáticos por kilómetro y el gasto de reparaciones por kilómetro.
Estos costes se deben calcular por cada uno de los vehículos que integra la flota. Así podemos saber qué vehículos gastan más y podemos tomar decisiones a la hora de adquirir y dar de baja un determinado transporte.
También es conveniente hacer un análisis de los gastos variables según las rutas que realice cada unidad. Esto nos aporta información sobre qué rutas son más caras porque hay un mayor consumo de combustible o porque el vehículo sufre un mayor desgaste y necesita más mantenimiento.
Costes indirectos de una flota de vehículos
Los costes indirectos no tienen un enlace tan rotundo con el vehículo. Son gastos generales de la estructura de la empresa que no podemos imputar directamente a un vehículo, ya que están al servicio de la empresa en global. Por ejemplo, tenemos los costes del departamento de administración y comercial, que están al servicio de toda la empresa en su conjunto. También serían gastos indirectos las compras y servicios asociados a la dirección general de la empresa: software, ordenadores, material de oficina, suministros eléctricos y de teléfono, etc.
El coste indirecto hay que calcularlo porque se debe financiar con la actividad productiva de la empresa y hay que repercutirlo porcentualmente a cada una de las unidades productivas del negocio. No están relacionados directamente con un vehículo o un departamento concreto de la empresa, pero son necesarios para que esta funcione.
Necesitamos un buen sistema de gestión de flotas
Para poder llevar a cabo un buen control del coste de la gestión de flotillas de vehículos es imprescindible contar con un software de gestión que facilite este trabajo. Debe ser fácil e intuitivo de manejar, y debe permitir extraer todos los informes que necesitan los responsables de la flota para tomar decisiones acertadas.
