17 septiembre, 2019
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Un sistema de gestión de flotas óptimo proporciona información sobre cómo optimizar tu negocio mejorando el proceso de toma de decisiones. ¿Cómo lo hace? Teniendo en cuenta los indicadores clave de rendimiento más importantes de la organización.
La gestión de flotas es un proceso muy complejo, conlleva varias acciones como la planificación, la coordinación y la monitorización de la actividad de la flota y sus resultados numéricos. Con ello se busca optimizar completamente todos los recursos materiales y humanos de la empresa con el objetivo de que el servicio ofrecido por la flota sea de calidad; garantizando a la vez la seguridad del conductor y de la mercancía.
Y para conseguir esto, es necesario tener en el punto de mira los indicadores de control. Debemos controlar aquellos elementos que nos indican el estado y el rendimiento de los vehículos de nuestra flota.
¿Cuáles son los indicadores básicos?
Para el control de flotas, dependiendo del negocio, se puede controlar diferentes tipos de indicadores, pero siempre deben analizarse unos básicos:
- Distancia recorrida: se mide en kilómetros y es la suma de todos los movimientos que haya realizado un vehículo durante un trayecto. Cuentan todos los minutos, desde la salida del vehículo con la mercancía hasta la llegada; incluyendo los descansos obligatorios de los conductores durante los trayectos.
- Tiempo de entrega: se debe medir el tiempo desde que el vehículo se pone en marcha hasta que regresa. De esta manera se podrá controlar si el servicio ha sido de calidad y si las rutas han sido las adecuadas. Se trata de evitar que los conductores se desvíen del camino o, que por agentes externos la mercancía tarde más de los debido en llegar al cliente.
- Carga transportada: este es un indicador muy valioso. Conociendo el peso de la carga se pueden llevar a cabo medidas para tener a salvo la mercancía durante el transporte. Se suele reflejar en toneladas o unidades físicas, y conociendo este dato se puede decidir el tipo de vehículo que lo va a transportar, la ruta a realizar, etc…
- Tiempo de un vehículo fuera de carretera: como comentábamos antes el tiempo de entrega es importante, pero también lo es el tiempo VOR. De esta manera se cuantifica el impacto que han tenido los incidentes. Se debe tener en cuenta el índice que corresponde al número de trabajos que han sido completados durante la jornada.
- Coste de mantenimiento: aquí es importante diferenciar por vehículo y por conductor. Si quieres detectar costes innecesarios debes controlar los costes de mantenimiento por conductor, a veces los usuarios son los responsables de las averías de los vehículos. Y esto, muchas veces suele suponer una relación directa con el tiempo que cada uno de ellos pasa al volante.
Y, en cuanto a los costes de mantenimiento por vehículo, nunca te debes olvidar de guardar los registros de todas las operaciones de mantenimiento que se han realizado a cada uno de tus vehículos. De esta manera, podrás analizar y establecer relaciones entre los costes y el kilometraje que cada uno de los vehículos ha registrado. Así sabrás qué vehículos y qué modelos son más rentables y te ayudará a la hora de tomar decisiones.
- Jornada de los conductores: este indicador debe estar controlado y muy bien regulado. Se deben cumplir los plazos máximos de conducción por jornada, tanto diaria como semanal, y por ello; se debe llevar un registro de las horas de cada conductor.
- Número de incidentes: los accidentes que se den durante el trayecto deben ser registrados. Se debe llevar un registro del número y de los daños colaterales tanto de los vehículos como de los conductores. De esta manera se podrá controlar el riesgo de flota de una empresa.
- Manera de conducción: se debe controlar la velocidad a la que conducen los conductores y el modo de hacerlo. El modo de conducción está conectado con los accidentes, el gasto de combustible, el mantenimiento entre otros; por ello, se debe controlar y analizar los datos obtenidos que pueden ayudar a tomar mejores decisiones.
Como puedes ver, planificar, coordinar y monitorizar la actividad de la flota no es una tarea fácil si no sabes que analizar. Si controlas los indicadores básicos y aquellos que estén relacionados con tu flota, conseguirás tomar mejores decisiones y optimizar tu negocio.
Y para controlar los indicadores debes apoyarte en un sistema de gestión de flota. Decide cuáles serán tus indicadores principales y una vez lo sepas, consigue analizándolos implementar buenas prácticas en la gestión de la flota de tu negocio. Si quieres descubrir cuáles deben ser estas buenas prácticas, lee el siguiente artículo.
