Las nuevas tecnologías nos facilitan la gestión de flotas con alertas en tiempo real y alertas personalizadas. La información queda registrada y pasa a tu conocimiento en el momento oportuno.
Cuando hay mucha información siempre se corre el riesgo de que parte de los datos se pierdan por el camino y nunca lleguemos a conocerlos. Y encima, si hay varias personas en ese flujo de información, la afluencia se complica hasta el punto de que una información importante no llegue a conocimiento de la persona necesaria, rompiendo así el círculo.
En el mundo de la gestión de flotas, si quieres realizar un buen control; conocer todos los datos y tenerlos organizados es la principal tarea para que todo marche sobre ruedas. Pero nadie quiere bucear entre montañas de papeles o archivos para encontrar un dato en concreto.
Por ello, gracias a las nuevas tecnologías, podemos crear automáticamente avisos o alertas que nos digan cuándo es necesario que conozcamos un dato y cuál es ese dato. Solo nosotros deberemos programarlo en un principio y luego, ya nos podremos olvidar de revisarlo. La alerta se ocupará de hacérnoslo saber cuando llegue el momento.
Hablando de alertas, encontramos dos tipos: alertas en tiempo real y alertas personalizadas/planificadas.
Alertas en tiempo real
Nos referimos a “alertas en tiempo real” cuando las actualizaciones te avisan en el momento. Es un servicio que aumenta la seguridad y facilita el trabajo de monitoreo de los vehículos y conductores. Así se consigue una mejor productividad.
Los avisos son instantáneos, lo cual te ayuda a conocer in situ el problema y ponerle una solución. Se puede controlar las localizaciones de todos los vehículos, por dónde se mueven, cuándo lo hacen y la manera de conducir del empleado, entre otras.
Sin embargo, las alertas en tiempo real dejan de ser necesarias cuando se planifican/personalizan.
Alertas planificadas/personalizadas
Con este tipo de “alertas personalizadas”, nos podemos olvidar de escribir recordatorios en notas o intentar acordarnos de muchas cosas a la vez. Cuando creas una alerta personalizada, en el momento que sea necesario realizar esa tarea se te avisará con el día y la hora acordada cuando se creó. Esto resulta de gran ayuda para recordar vencimientos de licencias, pagos de multas, asignaciones o incluso para el mantenimiento de los vehículos.
Por ejemplo, cuando creamos un mantenimiento, y lo programamos con una fecha y una hora, automáticamente se nos crea una alerta que nos avisará llegado el momento mediante un correo o en la misma plataforma de gestión de flota, según la programación que se haya elegido.
De esta manera todo queda registrado y no nos tenemos que preocupar de recordar cada detalle. Solo tendremos que revisar el apartado de tareas para tener conocimiento de las actividades marcadas para el periodo de tiempo que elijamos.
Además, podremos tener un control y seguimiento, si queremos, de las tareas vencidas y por vencer. Así todo se queda registrado.
De este modo, y con estos dos tipos de alertas, tu empresa tendrá todo muy bien atado. Olvídate del papel y boli y de los dolores de cabeza. Tu gestión de flotas estará bajo control y podrás mejorar la productividad y no preocuparte por olvidarte de algo. Las alertas se encargarán de hacerte la gestión más fácil y sencilla.