¿Cómo se debe hacer el mantenimiento preventivo de una flota vehicular?

Las flotas de vehículos de transporte representan una inversión significativa, tanto si se adquieren en propiedad como a través de otras opciones financieras. Por esto, es importante su adecuada conservación para garantizar una alta productividad, eficiencia y durabilidad de cada unidad.

Es fundamental que los gestores conozcan cómo se de hacer el mantenimiento preventivo de una flota vehicular para evitar costosas reparaciones de emergencia y minimizar el tiempo de inactividad no planificado. En este sentido, te proporcionamos las claves para lograrlo.

¿En qué consiste un plan de mantenimiento de flota vehicular?

Un plan de mantenimiento de flota vehicular es el conjunto de procedimientos y acciones programadas que se realizan de forma periódica en los vehículos de una flota, con el objetivo de mantenerlos en óptimas condiciones y prevenir fallos o averías que puedan provocar tiempos de inactividad no planificados y costosas reparaciones. Esto permite adelantarse a las averías que puedan sufrir las unidades de transporte y sustituir en su debido momento las piezas o componentes que presentan un desgaste natural debido a su uso. Por otra parte, se trata de la mejor forma de garantizar la seguridad tanto de los conductores profesionales como de los equipos.

Además, un plan de mantenimiento para una flota vehicular es también la mejor forma de cumplir con las inspecciones de seguridad periódicas que realizan las administraciones.

Claves sobre cómo hacer el mantenimiento preventivo

Existen diversos factores que pueden elevar gastos durante los mantenimientos. Para evitarlo, es imprescindible que nuestro plan tenga como eje fundamental una serie de acciones:

1.- Implantar criterios particularizados

Cada compañía debe establecer una serie de criterios que determinen cuándo deben someterse a revisión y labores de mantenimiento los vehículos de su flota. Estas funciones pueden efectuarse de acuerdo con criterios de tiempo, de número de kilómetros recorridos, de horas de puesta en marcha del motor o de litros de carburante consumidos (que se pueden cuantificar a partir de las mediciones de recargas del depósito).

El plan de mantenimiento de flota vehicular debe recoger las particularidades de cada vehículo, como la antigüedad o el uso que se le da (carretera, ciudad, etc.).

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2.- Establecer checkpoints

Todo plan de mantenimiento debe implicar una lista de verificación. Entre los mantenimientos preventivos básicos que deben aplicarse en el plan de acción de los vehículos no pueden faltar: 

• Sustitución del aceite de motor, filtro del aceite y filtro del motor.
• Revisión del sistema de frenos.  
• Comprobación del estado de neumáticos y llantas.
• Cambio de pastillas, discos y líquido de frenos (cada 2 años o 30.000 kilómetros).
• Alineación y balanceo (cada 10.000 kilómetros).
• Revisión de los sistemas de dirección y suspensión.
• Verificación de los componentes del sistema de refrigeración.
• Componentes del sistema eléctrico y batería (2-3 años). 
• Sustitución de faros (cada 2 años o 50.000 kilómetros).
• Sistemas de seguridad activa y pasiva.
• Carrocería, vidrios y espejos.

3.- Decidir entre un mantenimiento interno o la contratación de proveedores

A la hora de responder a la pregunta de cómo se debe hacer el mantenimiento preventivo surgen dos opciones; efectuarlo internamente o contratar a un proveedor. Decidirse por una de las dos opciones es una de las determinaciones más importantes que debe tomar el responsable de la gestión de la flota, pero en ambos casos hay que asegurarse de que el técnico o técnicos cuenten con los conocimientos y la experiencia necesarios para ello.

En el caso de decantarse por un proveedor, hay que asegurarse de que se cumplen todos los requisitos y nuestras expectativas de acuerdo con nuestro programa de mantenimiento preventivo. Mediante un software de gestión es posible saber cuál es el mejor proveedor para tus mantenimientos. Esto permite comparar precios de diferentes servicios técnicos o saber cuándo negociar un descuento.

4.- Implicar a los conductores

La participación del operador del vehículo en su mantenimiento es trascendental, ya que es quien puede reducir proactivamente muchas incidencias y averías. Por ello se debe establecer un protocolo de revisión del vehículo antes, durante y después de un viaje, facilitando la comunicación directa y sencilla de cualquier problema potencial en el vehículo. De esta manera se obtiene información valiosa para analizar los costes de combustible y mantenimiento de los vehículos. 

Aprovechar las ventajas de un software de gestión

El mantenimiento de una flota vehicular es una partida de gasto variable clave para la cuenta de resultados de cualquier compañía que transporta mercancías.

La tecnología facilita hoy su programación mediante el uso de un software de mantenimiento preventivo con el que decir adiós a los tradicionales sistemas manuales. Esta herramienta establece plazos de revisión y particulariza los mantenimientos para cada unidad. También emite registros de historiales detallados e informes precisos sobre el estado de los vehículos, de forma que se puede saber cuándo ha llegado el momento de sustituir una unidad por otra más eficiente. Recuerda que como hemos comentado en artículos anteriores, invertir en tecnología es la mejor forma de reducir costos en la gestión de tu flota de vehículos.

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