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Como la gestión documental te ayuda a elegir proveedores para tu flota

19 octubre, 2021

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Desde los talleres de mantenimiento hasta las tarjetas y medios de pago para la gasolina, la gestión de proveedores de tu flota puede ser una tarea agotadora. Sin embargo, como propietario o administrador debes saber que el ahorro de costos radica en rastrear toda la información posible.

 

Sigue leyendo para saber cómo la centralización y digitalización de datos te permite tomar decisiones informadas, y lograr, entre otras ventajas, que puedas elegir los proveedores que te ofrecen mejor costo/beneficio.

Sistema de gestión documental y centralización de datos

Los gerentes de flotas enfrentan una carga cada vez mayor de papeleo. Mantenerse al tanto, cumpliendo y manteniendo los vehículos en la carretera también es una tarea que requiere una gestión de documentos eficaz.

Con tanta carga a nivel administrativo los sistemas tradicionales en papel pierden su efectividad y fidelidad. Por ello, siempre es bueno contar con sistemas digitales de gestión de documentos que te permitan reaccionar rápidamente a las demandas en cada momento. Permitiendo a su vez que la flota pueda mantenerse en la carretera.

Es así que un sistema de gestión documental sólido te brindará los conocimientos prácticos que necesitas al instante. Como consecuencia podrás tomar esas decisiones que logran reducir gastos operativos.

Qué esperar de la centralización de datos

La gestión de la planificación y la ejecución de la flota a un alto nivel requieren de acceso a datos casi en tiempo real, de modo que se proporcione un conocimiento actualizado sobre el posicionamiento de los activos y la disponibilidad de recursos. En consecuencia, la centralización de datos ofrece ventajas como:

Mejores datos e informes

En un programa descentralizado, varias personas actualizan los datos en varios sistemas, lo que dificulta comprender las tendencias de mantenimiento de toda la flota. Todo lo contrario a lo que sucede en la digitalización del sistema en un solo lugar, que ofrece datos completos y consistentes de un vehículo a otro.

Menor tiempo de inactividad para los vehículos

La gestión de permisos, aprobaciones e incluso las entradas a taller dependen de una cadena de papeleo y de varios involucrados. Centralizar la información agiliza cada uno de los procesos y evita que los vehículos se queden más tiempo de lo debido fuera de la carretera.

Seleccionando los mejores proveedores para tu flota

Hacer un seguimiento de docenas, o incluso cientos, de piezas, herramientas, equipos, suministros y vehículos puede resultar abrumador. Más aún si tu flota sigue creciendo rápidamente.

En efecto, llevar a cabo la digitalización de una flota vehicular te permite estar al tanto de cada movimiento. De esta forma, tendrás a la mano datos verídicos y actualizados que te permitan crear una comparativa entre proveedores que facilite labores como:

  • Registrar toda la información de forma centralizada
  • Comparar precios, tarifas y servicios ofertados
  • Tener acceso a toda la documentación ordenada y en la nube, con fichas diferenciadas por proveedor
  • Programar los pagos pendientes a cada uno de ellos
  • Descubrir anomalías o deficiencias en los servicios ofrecidos

El resultado de este proceso genera un archivo valioso que refleja el costo real de la flota y los productos necesarios para su funcionamiento. Teniendo a la mano este tipo de información podrás armar un portafolio de proveedores y productos ganadores para el mantenimiento de tu flota.

En resumen, mejorar la gestión de documentos es una de las mejores formas de reducir los cuellos de botella operativos y mejorar la productividad. Mediante el uso de un sistema integral de gestión de flotas, se pueden automatizar muchas tareas.

Además, la gestión de flotas digital y centralizada también significa una reducción de los costes. Si bien puede llevar algún tiempo capacitar a los empleados en las prácticas de documentación digital, los beneficios a largo plazo hablan por sí mismos. 

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