¿Cómo calcular el presupuesto 2022 para tu flota de vehículos?

Los gerentes de flotas son importantes administradores de dinero dentro de sus empresas. Eso significa que deben saber cómo calcular el presupuesto, presentando una estrategia anual. Veamos los puntos esenciales a tener en cuenta para calcular correctamente el gasto anual en tu flota vehicular.

Estableciendo costos y presupuestos de una flota vehicular

Cuando se desarrolla e implementa cuidadosamente, un presupuesto anual de flota puede tener un impacto financiero realmente positivo en las operaciones generales. La buena nueva es que no se requiere un título en contabilidad o experiencia en administración de dinero. Siguiendo un plan organizado paso a paso podrás lograr el trabajo. A continuación, detallamos los pasos clave a seguir para calcular el presupuesto anual de tu flota.

1. Establecer objetivos para el año

Realizar un listado con las metas principales que esperas lograr durante un período de tiempo es la mejor manera de comenzar. Es decir, planifica cómo deseas lograr estos objetivos y asegúrate de que estén en línea con las estrategias generales de tu empresa. Por ejemplo:

• Deseamos reducir el consumo de combustible en un 5%

• Trabajaremos para maximizar el valor de reventa de nuestros vehículos

• Crearemos una estrategia para mejorar la productividad en un 7%

• Desarrollemos un plan para reducir los costos administrativos en un 12%

2. Realiza una proyección de los costos

¿Cómo puedes determinar los imprevistos, si aún no se han presentado? Desarrollar tu presupuesto de manera efectiva significa reconocer que hay factores internos y externos que pueden afectar tus fondos y sobre los cuales es posible que no tengas control. Para calcular este factor necesitas:

• Revisar los eventos que influyeron el año anterior

• Considerar qué factores actuales podrían afectar el proyecto que estás desarrollando

• Anticiparte a factores futuros que puedan afectar tus partidas de dinero

• Documentar al detalle los costos de tu flota, previendo la construcción del año siguiente

3. Determina los costos fijos

Los costos fijos varían según el análisis de flota, pero generalmente los más comunes incluidos en un presupuesto son:

• Gasto en combustible

• Depreciación de vehículos

• Mantenimiento

• Licencias e impuestos

• Gastos por intereses

• Tarifas de arrendamiento y administración de flotas

• Devoluciones

• Gastos de seguros y accidentes

• Programas de seguridad

4. Crea un modelo de costos ajustado al año en curso

Ahora que tienes definidos los costos de tu flota, necesitas estimarlos para el próximo año y adaptarlos a tus objetivos para asegurar que tus vehículos sean rentables. Es interesante basar estas estimaciones en los años anteriores, agregando el crecimiento del balance y la inflación para que tus nuevas cifras sean representativas.

Puede ser más fácil y, a menudo, más relevante basar tus objetivos en rendimientos anteriores. Pongamos, por caso, reducir el consumo de combustible en un 10 % en comparación con el año anterior. También puedes empezar desde cero cada año. Es más complejo, pero permite adecuar el dinero a las condiciones actuales del mercado y por tanto ser más preciso y representativo.

Presupuestando el gasto de combustible

De todos los rubros dentro de tu proyección, calcular correctamente el gasto de combustible es uno de los más importantes:

• Revisa los datos históricos del precio del combustible para determinar el costo real versus el esperado

• Luego determina las millas reales por galón alcanzadas por tus vehículos

• Finalmente calcula el millaje promedio

Al conocer el costo de combustible proyectado, el promedio de millas por galón y la cantidad de millas que recorre la flota por año, entonces es matemáticamente muy sencillo completar el espacio destinado a calcular el presupuesto. 

Para estos puntos, hacer uso de la tecnología a través de un software de gestión de flotas, te permitirá tener la información fiable y a la mano para hacer de este proceso algo más rápido y ágil, no solo durante el cálculo de presupuesto, también para llevar el seguimiento a lo largo del año y tomar decisiones en consecuencia.

En conclusión, sabemos que cada flota es diferente. Sin embargo una cosa es común entre las flotas: monitorear tu plan para el año que viene te permitirá ajustarlo y, con suerte, mejorarlo en cada período.