¿Sabes cuáles son los mejores tips para lograr una estrategia de éxito en la administración de vehículos en renting? Te ofrecemos los mejores consejos para ahorrar en la gestión de flotas, basados en las buenas prácticas que ponen en marcha los fleet managers de referencia en el sector.
Los fleet managers coinciden en que la experiencia demuestra que el ahorro se producen cuando se toman una serie de decisiones acertadas desde el punto de vista de la gestión. Tradicionalmente se le ha dado poca importancia a la gestión de la flota porque se ha pensado que los vehículos están lejos de la actividad del negocio, cuando el ahorro, realmente, está en esa gestión.
Tener el control real sobre la flota puede lograrse categorizando bien los campos, simplificándolos y haciéndolos homogéneos. Por ejemplo, no se deben utilizar términos como furgoneta ligera y furgoneta pequeña para hablar del mismo tipo de vehículo. También se aconseja unificar, en lo posible, el modelo de vehículo usado en la flota.
¿Cómo se establece la comunicación con la persona que maneja una unidad si ésta sufre una avería? Cada coche debe contar con una carpeta en la que se indiquen qué pasos se deben seguir, y a partir de ahí se establece contacto con el proveedor de renting.
Es preciso educar al conductor en el cuidado de los vehículos como si fueran propios. Por ejemplo, si se produce un daño en una unidad porque su usuario no ha acudido a la revisión programada, deberá asumir el coste de la reparación.
Evitar los talleres oficiales para realizar las reparaciones, así como aprovechar las tarifas low cost de reparación son otros tips que comparten los mejores gestores de flotas. También el de evitar las cargas de depósito con combustible de calidad premium.
Cada vez son más las compañías que pasan de usar como combustible el gasóleo, a usar GLP (Gas Licuado de Petróleo), a pesar de que la infraestructura para repostar aún es escasa. Además, en estos vehículos se pueden realizar llenados de un depósito de gasóleo. Con un llenado al trimestre el ahorro obtenido es importante, porque puede suponer realizar 200 kilómetros más.
En cuanto a la electricidad, muchos gestores aún no han realizado la transición de una flota con vehículos de combustión a una flota eléctrica, ya que en este momento puede no verse un retorno.
Negociar las condiciones del renting permite obtener un gran ahorro. Por ejemplo es común que, cuando se realiza una encuesta interna para ver cuántas veces se usa el vehículo de sustitución, la realidad demuestre que no merecía la pena contratarlo.
Otra de las claves está en centralizar las renovaciones y la relación con el renting. En el caso de una empresa con varias delegaciones, si una de ellas necesita un vehículo, debe pedirlo de manera centralizada.
Otro de los puntos clave es el de comprender bien cómo es la flota y su trayectoria. Hay que entender muy bien las características de la propia flota y el histórico de kilómetros recorridos para ajustar las condiciones. Por ejemplo, si un conductor ha recorrido 30.000 kilómetros en los últimos 2 años, no tiene sentido que contrate 50.000. Por otra parte, hay que concebir al proveedor como un compañero de viaje.
Se debe dar especial importancia al control de los kilómetros recorridos por unidad de la flota. Por ejemplo, cada 3 meses debe realizarse un listado que recoja la desviación de km, para comparar el dato con la proyección que se tenía de él. Es importante fijarse tanto en los vehículos que acumulan menos km de los que deberían como en aquellos que suman más. A partir de ahí se deben realizan permutas entre ellos.
Con esos datos se evitan drásticamente los sobrecostes de exceder los kilómetros contratados con el renting. Hay que tener en cuenta que, a partir del 20% de exceso, este sobrecoste incrementa en un 50% el gasto.
¿Cómo se deben analizar los consumos de combustible? Se comprueba tanto el gasto mensual como el acumulado. Esto se realiza para evitar que el dato esté desvirtuado si se hace una carga el día 31 del primer mes, y los km que se recorren en el segundo mes son con ese combustible.
¿Qué tipo de carburante es el más aconsejable para la flota? Muchos gestores no son partidarios de recurrir a los de calidad premium, sino que confía en el rendimiento que le ofrecen los de calidad media.