El gestor de flotas es una figura crucial en cualquier empresa que cuente con una flota de vehículos. Esta figura es responsable del control económico de las principales partidas de gastos de cualquier empresa que tenga una flota de vehículos: transporte por carretera, mensajería o transporte de viajeros.
El gasto del combustible y el mantenimiento de los vehículos consumen una gran parte de la cuenta de resultados de estas empresas. A estos gastos hay que sumarle el coste en sueldos y salarios de los conductores, que es un gasto variable más que también debe ser controlado por el gestor de flotas.
Como responsable de la flota, el gestor de flotas tiene que hacer el control de costes que tiene la actividad de la compañía y debe ser capaz de elaborar los informes precisos y analizarlos. También debe reportar a la dirección de forma adecuada.
Con la información que el gestor de flotas proporciona a la dirección de la empresa, esta puede adoptar las estrategias que considere oportunas para mantener los costes controlados o reducirlos.
¿Qué informes debe elaborar el gestor de flotas?
El gestor de flotas tiene que elaborar diferentes informes a fin de poder analizar el coste que supone cada una de las unidades productivas que tiene una empresa de transporte (vehículo más conductor).
Reporte control de combustible
Es necesario que el administrador de flotas haga informes sobre el consumo de combustible de los distintos vehículos. Básicamente se trata de analizar el ratio litros/kilómetros para saber el gasto que supone ese vehículo, y poder llegar conocer exactamente el precio por kilómetro.
Control de mantenimiento de vehículos
También es necesario el informe sobre costes de mantenimientos y revisiones periódicas de cada uno de los vehículos. Esta es otra partida de gasto variable muy importante. Todos los vehículos necesitan unas revisiones periódicas de mantenimiento (cambios de aceite, pastillas de freno, amortiguadores, neumáticos, etc.).
Además de las revisiones periódicas y los mantenimientos preventivos, el vehículo sufrirá a lo largo de su vida útil diferentes averías imprevistas que habrá que reparar. Este coste también debe ser controlado porque también puede suponer una partida considerable de gasto, que nos dará información sobre la rentabilidad de ese vehículo.
Todos estos costes tienen que estar controlados en el historial de control de mantenimiento de vehículos.
¿Cómo analizar los reportes?
Para poder analizar los diferentes reportes, el gestor de flotas debe tener una plantilla de control y mantenimiento de vehículos. Lo ideal es que se utilice un software especializado en gestión de flotas que tenga en cuenta todas las variables que afectan al control de una empresa de transportes, sea del tipo que sea.
Los números almacenados en esa herramienta (kilómetros recorridos, litros consumidos, horas trabajadas o costes de los mantenimientos, por ejemplo), aportan una información muy valiosa de la que hay que extraer conclusiones.
Una forma de analizar los costes es haciendo comparativas entre consumos de distintos modelos de vehículos para determinar cuáles son más eficientes. También se pueden comparar y diseñar rutas para optimizar los consumos.
Por otro lado, también se puede estudiar el coste de personal asociado a cada trayecto. Las horas de conducción y las distancias recorridas, por ejemplo, nos dirán cuál es la productividad de cada trabajador. Esto también sirve para prevenir posibles fraudes o abusos por parte de quienes usen los vehículos.
El coste de mantenimiento y reparaciones también puede ser básico para tomar decisiones sobre la sustitución del mismo, o incluso no volver a comprar ese modelo de vehículo por ser más costoso que otros.
¿Cómo debe ser la herramienta informática de control de flotas?
La aplicación que utilicemos para el control de vehículos deber permitir que se puedan analizar diferentes parámetros de costes: combustible, mantenimientos, rutas, etc.
Debe ser intuitiva y fácil de manejar, para que no suponga una excesiva carga administrativa. También debe permitir gestionar toda la información del vehículo: documentación, fechas de mantenimientos, etc.
Con esta herramienta se deben poder emitir todos esos diferentes reportes que veíamos en el punto anterior (consumos de combustible, gastos de reparaciones y mantenimientos…). La información debe ser clara y concisa y apoyarse en una información gráfica que la haga más atractiva y fácil de analizar.
Por último, esta información debe ser compartida con otros departamentos de la empresa, como dirección y administración, y por lo tanto debe ser asumible por todos.
¿Por qué es importante el control de costes en empresas con flotas de vehículos?
El control de costes es necesario en cualquier empresa. Pero en las empresas que manejan una flota de vehículos, debido a que es una gran partida de gasto, es imprescindible. Y de entre todos los gastos que tienen que ver con los vehículos hay un coste estrella que fluctúa en exceso: el combustible, que hace muy difícil prever los resultados económicos.
La alta competitividad obliga a las empresas a ajustar constantemente sus márgenes de beneficio. Por ello, es necesario un alto nivel de gestión económica para poder conseguir beneficios y seguir siendo competitivos.
Las otras grandes partidas de gastos variables, como son el mantenimiento de los vehículos y los costes de personal, obligan a la dirección a tener un control milimétrico de los costes para incrementar la productividad de la empresa.
Una compañía que haga uso habitual de sus propios medios de transporte debe tener sus vehículos circulando sin incidencias y con un consumo ajustado. Pero esto es un ideal que no existe, por eso es necesario que los imprevistos (horas de trabajo perdidas, consumos en exceso, averías) estén muy vigilados para que podamos tomar decisiones lo antes posible.