7 tips para una gestión de documentos eficiente

Realizar una gestión de documentos óptima y eficiente es una de las claves para desarrollar una administración de flotas adecuada. A menudo se producen casos de compañías que tratan de mejorar sus políticas de mantenimientos de unidades, o de recortar los costes del combustible, y se topan con una dificultad para hacerlo que ni siquiera habían previsto; la deficiente gestión de todos los documentos que, cada día, pasan por las manos de sus empleados.

La gestión de documentos en 7 consejos imprescindibles

El cuaderno ATA, el TIR o el CMR son documentos de distinto tipo que han dado el salto del formato analógico al digital. No son los únicos. La gestión de documentos, en busca de un deseable aumento de la eficiencia, se está beneficiando de una progresiva digitalización que ayuda a las compañías de transporte, y a los gestores, a reducir el tiempo que los gestores de flotas dedicaban a funciones repetitivas y de poco valor añadido. También contribuye a agilizar procesos y añadir seguridad. 

Lleva la digitalización al máximo

Entre los documentos que ya se están digitalizando en el ámbito del transporte se encuentran la factura electrónica, los manifiestos de carga, los certificados de origen, los certificados de seguro o las fichas de estiba. Si quieres ahorrar tiempo y costes, conoce la gestión de documentos en la logística 4.0 y las ventajas de la digitalización e impleméntala en tu organización.   

Permite el acceso simultáneo a la información

Pocos factores ralentizan más la operativa de una flota de vehículos que el hecho de que varios usuarios no puedan acceder al mismo tiempo al mismo documento. Esto es, exactamente, lo que ocurre cuando se manejan documentos en formato físico. El acceso simultáneo de varios empleados a los mismos albaranes o facturas, por poner dos ejemplos, se puede conseguir si ambos están digitalizados o tienen un reflejo digital en el sistema que ambos comparten, lo que ayuda a ahorrar tiempo y mejora la eficiencia. 

Establece permisos de acceso a los datos

La gestión de documentos en una compañía de transporte debe ser, por definición, segura. La cadena logística es muy sensible a las pérdidas de información y a ataques malintencionados por parte de agentes internos o externos a la organización. Es necesario, por lo tanto, administrar los permisos de acceso a distintas capas de información y poder rastrear quién ha accedido a los documentos en cada momento. Ten presente que, para prevenir el fraude en la gestión de flotas, la tecnología es la respuesta. 

Reúne los documentos en la nube

Entre las claves para la digitalización de una flota vehicular destaca la gestión de los documentos de manera centralizada, pero también en la nube. Dejar atrás el almacenamiento local reduce los costes de mantenimiento y protege mejor los datos. Pero el uso de un software de gestión de flotas en la nube también simplifica el intercambio de la información y hace más flexible el depósito de documentos. 

Mantente al tanto de las innovaciones en materia documental

Las innovaciones son constantes en el terreno de la digitalización de documentos. Es clave mantenerse al tanto de cuáles son los avances que pueden resultar útiles para nuestra organización. Un ejemplo es el de la firma electrónica avanzada, que comienza a adoptarse, poco a poco, como una forma aceptada de estampar la conformidad en certificados digitales, contratos o conformes de recepción de la mercancía.

Gracias a un software se puede firmar un documento en el acto e informar de ello a diferentes departamentos (jurídico, comercial, administración…). Las compañías que ya lo usan cuentan con un un rastreo digital de toda esa información y ganan tiempo y dinero.   

Aprovecha las mejoras en digitalización de la administración

En contra de lo que a veces se piensa, algunas administraciones públicas están en vanguardia en cuanto a la gestión de documentos de manera digitalizada. Desde hace años se están implementando apps que evitan el manejo de documentos en papel y cada día son más los trámites que pueden realizarse de manera telemática. Mucha de la normativa pública vigente ya recoge la posibilidad de tramitarse de esta manera, como el CMR, la Ley de Contrato de Transporte por Carretera o INCOTERMS 2020.  

Asegúrate de la capacitación de tus empleados 

Que los administradores de flotas estén familiarizados con la gestión de documentos es indispensable. Deben dominar las herramientas a su disposición y mantenerse actualizados para obtener el mayor rendimiento de éstas y de su tiempo. Pero no son los únicos. El resto de integrantes de la compañía deberían contar con la capacitación necesaria para la administración de documentos, lo que incluye a empleados de distintos equipos y, por supuesto, a cargadores y conductores. 

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